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INSTRUCTIVO UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

ESPECIFICOS
Conocer los procedimientos que se deben realizar en la unidad de correspondencia de la Institución Educativa Cristo Rey, en los servicios de recepción, radicación y distribución de documentos.

Implementar en las funciones del personal de la Institución los procedimientos para llevar a aplicar correctamente la normatividad vigenteen cuanto a la Unidad de Correspondencia.


ACUERDO 060 DEL 2001
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y LA PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS.








PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS
1)UNIDADES DE CORRESPONDENCIA:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a losprocesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, quefaciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
2) FIRMAS RESPONSABLES:
PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS
Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno yexterno que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

3) PROSEDIMIENTO PARA LA RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES:
Velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, nihabrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos oautomatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
4) NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS:
Debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios yserán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
PARAGRAFOS


5) COMUNICACIONES INTERNAS: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar unadecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

6) CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los...