DP AMR001






PERFIL DE PUESTO
Código de Identificación:

DP-A001

Título: Asistente administrativa / Recepcionista



1. Objetivo General:

Recibir todas las llamadas que entren a la Empresa y canalizarlas a quien corresponda, dando siempre una imagen profesional y atenta, así como realizar llamadas de larga distancia para quien lo solicite. Proporcionar apoyo en el proceso administrativo de lasáreas de la Empresa para el adecuado control y seguimiento de expedientes de estas áreas, facilitando la atención e información a los clientes.


2. Funciones:

Contestar amablemente el teléfono.
Llevar control y realizar llamadas de larga distancia.
Tomar recados y transferirlos al interesado.
Realizar las llamadas de quien lo solicite.
Recibir, registrar y canalizar, correspondencia y/o paquetesque lleguen a la empresa vía correo o mensajería.
Recibir, canalizar y enviar faxes que entren o salgan a la Empresa por esta vía.
Integrar los expedientes para el tramite de contratos, verificando que la documentación este completa y con todas las firmas que procedan.
Mecanografía contratos, boleta de pago inicial y cualquier otro documento necesario para la solicitud de aprobación.
Lleva controlpara el oportuno pago y renovaciones de pólizas de seguro, elaborando la documentación pertinente.
Llevar a cabo otras actividades relacionadas que la empresa considere necesarias para el desarrollo del puesto.



3. Estructura Organizacional.

Nivel jerárquico del puesto: Auxiliar y/o apoyo
Puesto al que reporta: Gerente de operaciones
Puestos que le reportan: Ninguno
Número de personas a sucargo: Ninguna
Comunicación interna: Sí
Comunicación externa: Sí
Horario. Entrada: 8am Salida:5:30pm


Días laborales: LUNES, MARTES, MIÉRCOLES, JUEVES Y VIERNES
Días de descanso: SÁBADO Y DOMINGO

4. Escolaridad.

Nivel académico
Área y/o Especialidad:

Administración
Medio Básico

Media Superior
X
Superior

Posgrado


Trunco
Concluido
Titulado o Certificado



5.Género.
6. Estado civil.
7. Edad.

Mínima: 25 Máxima: 40
Hombre
Mujer
X
Soltero
Casado
Indistinto
X


8. Idiomas.

No necesario
Deseable
X
Necesario
Anotar idioma:
Inglés





Porcentaje requerido del idioma.

Hablado: 60%
Escrito: 40%
Comprensión de Lectura: 50%

9. Experiencia.

No necesaria
Deseable
Necesaria
X

Especificar área de experiencia ynúmero de años requeridos para desempeñar las funciones del puesto:



10.-Conocimientos Especiales.

No necesarios
Deseables
Necesarios
X

Especificar los conocimientos especiales que se requieren para desempeñar las funciones del puesto:

Informáticos: Ms Excel, Ms Outlook, Ms Word, Ms Powerpoint, Conmutador, Fax, y herramientas administrativas afines a las anteriores.


11. CompetenciasPersonales.

Bajo
Medio
Alto
Comunicación. Capacidad para intercambiar puntos de vista, opiniones o cualquier otro tipo de información de manera clara y efectiva.


X
Tolerancia a la frustración: Capacidad para mantener una conducta efectiva al enfrentar situaciones cambiantes, dificultades o inconvenientes, pese a que las medidas adoptadas por otros sean contrarias a su sentir.

X

Autocontrol:Capacidad para dominar y orientar de manera pertinente y en favor de las necesidades de la Institución, sentimientos y emociones.

X

Motivación: Disposición general para participar en las tareas que le son encomendadas.

X

Adaptabilidad: Capacidad para comportarse efectivamente en nuevos contextos de desempeño.
X


Seguridad: Confianza en sí mismo para realizar actividades y resolver problemas con lacerteza de ser capaz de enfrentar posibles dificultades.

X

Creatividad: Capacidad para proponer y emprender alternativas pertinentes para hacer más eficiente el propio trabajo y el de otros.
X


Cooperación: Disponibilidad para trabajar en equipo y comprometerse con las responsabilidades y en las tareas que se deriven de ello.


X
Apego a normas: Capacidad para entender y cumplir sus...