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Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con MS Project

Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un
proyecto con MS Project

Los pasos que se comentan pueden servir de ayuda para realizar la planificación y el
seguimiento de un proyecto con el MS Project cumpliendo los estándares aceptados de la
metodología de gestión de proyectos.
1.- Elaborarun plan

1.1 Definir un proyecto
Antes de elaborar un proyecto, debe decidir en qué va a consistir exactamente, cuál será su
alcance (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo
necesario para llevarlos a cabo.) y qué espera alcanzar con el proyecto.
o

Comenzar un proyecto.- Durante la fase de planeación de los proyectos que se
prolongan en el tiempoo implican a un gran número de personas, es importante definir:
1. los objetivos,
2. los supuestos y
3. las limitaciones del proyecto.

Las limitaciones en un proyecto son factores que probablemente coartarán las opciones de un
jefe de proyecto. Normalmente las tres limitaciones principales son:
Programación (programación: medición del tiempo y secuencia de las tareas dentro de
unproyecto. Una programación se compone principalmente de tareas, dependencias
entre tareas, duraciones, delimitaciones e información del proyecto en función del
tiempo.), como una fecha de finalización o una fecha límite en uno de los hitos (hito:
punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para
controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero semuestra
automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier
duración como hito.) principales.
Recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las
tareas de un proyecto.), como un presupuesto (presupuesto: costo estimado de un
proyecto que se establece en Project con el plan previsto.)predefinido.
Ámbito (ámbito: combinación detodos los objetivos y las tareas del proyecto y el
trabajo necesario para llevarlos a cabo.), por ejemplo, el requisito de que se desarrollen
tres modelos del producto.
o

Comenzar a elaborar el plan de un proyecto.- Tras la fase inicial de planeación, puede
crear un archivo de proyecto, especificar los datos preliminares del proyecto y adjuntar
los documentos del plan al archivo.
Paracrear un plan de proyecto, hay que introducir los tipos siguientes de información de
manera que Project pueda calcular la programación, costos y carga de trabajo de los
recursos:
1. Tareas
2. Duración

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Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con MS Project
3. Costes
4. Recursos
5. Dependencias entre tareas
o

Definir los resultados del proyecto.- Una vezdeterminados los objetivos del proyecto,
defina el producto o servicios que cumpla esos objetivos. Los resultados materiales que
se deben entregar son tangibles y verificables.

1.2. Planear las actividades del proyecto
Cuando haya definido en qué consiste el proyecto y, para asegurarse de que el proyecto tendrá
resultados satisfactorios, deberá analizar las principales actividadesimplicadas. Muchos
proyectos fracasan debido a que el jefe de proyecto no considera a tiempo el alcance del trabajo
que implica la creación de un proyecto.
o

Definir fases y tareas.- Una vez que haya determinado el trabajo que implica el
proyecto, puede organizarlo en:
1. hitos,
2. fases y
3. tareas, e integrarlos en un plan de proyecto.
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, seorganizan y agregue una estructura al
proyecto aplicando esquemas. Éstos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas, o bien para
mostrar la relación entre ellas.
Los esquemas se aplican a las tareas que compartan características o que vayan a completarse en
el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone
de subtareas y que las resume. Se...