Economista

Lista de chequeo para
identificar oportunidades
de mejoramiento en un
proceso de compras

www.auditool.org
1/09/2009

LISTA DE CHEQUEO PARA IDENTIFICAR
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO EN
UN PROCESO DE COMPRAS

Esta lista de chequeo está dirigida a Gerentes, Contralores,
Directores de Control Interno, Directores de Cartera, Auditores y
Revisores Fiscales entre otros y su objetivo esproveer de un
punto de partida para la implementación de buenas prácticas en
un proceso de compras.
Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones,
simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el
mejoramiento de las prácticas en un proceso de compras.

SI NO N/A
Generales
Existen y están implementados los manuales
de procedimientos dentro del proceso
Se hanidentificado los riesgos del proceso y
han implementado controles para mitigarlos
El funcionamiento de los controles
es monitoreado de forma permanente

Se han definido políticas de compras que
permitan mitigar riesgos del proceso,
tales como:
Personal autorizado para ordenar
una compra
Limites de compra
Políticas
para
la
selección
de
proveedores,
evaluación
de
los
proveedores,formas de pago, plazos, etc.

• se monitorea su cumplimiento
Por lo menos una vez al año se elabora un
presupuesto de compras y mensualmente se
le hace seguimiento a su cumplimiento, se
analizan las variaciones y se toman acciones
Se cuenta con planes de contingencia ante
posibles fallas en el proceso de compras,
ejemplo: incumplimiento de los proveedores,
pérdida de datos, enfermedadde alguno de
los funcionarios clave, caídas del internet,
desastres, atentados terroristas,
inundaciones, etc.

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SI NO N/A

Se realizan capacitaciones al personal
que participa en el proceso de acuerdo
con las necesidades de entrenamiento
Se realizan evaluaciones a los empleados
que participan dentro delproceso
El reconocimiento salarial está amarrado con
el resultado de la evaluación de desempeño
(Ej. Cumplimiento de presupuesto)
Se han implementado mediciones dentro del
proceso en las que se especifica qué, cómo,
cuando, donde y para qué medir y contra
que comparar
Se consideran las sugerencias de los
empleados para el mejoramiento del proceso
Se realizan encuestas de satisfacción conlos
clientes del proceso (producción, ventas,
etc.) y los resultados son tenidos en cuenta
para implementar mejoras en el proceso
Selección de proveedores
Se realiza una planeación de las compras de
acuerdo con las necesidades de producción
y/o venta
Se definen los requisitos de los productos
o servicios que se van a comprar
Se cuenta con un proceso de selección de
proveedores en dondese tienen en cuenta:
1) Que los productos del proveedor cumple
con los requisitos de compra especificados

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SI NO N/A
2) Capacidad demostrada del proveedor
para realizar los suministros en el tiempo
acordado y con la calidad requerida
3) Precios favorables para la compañía
Los métodos para establecer lacapacidad
pueden incluir las siguientes características:

1) Evaluar los sistemas de calidad
del proveedor
2) Evaluar muestras de los productos
3) Experiencia
anterior
con
productos similares
4) Referencia escrita de otros usuarios
Para la selección de un proveedor por lo
menos se investigan tres y se selecciona el
que más beneficios traiga a la compañía
(calidad, precio, condiciones,etc.)
Con el proveedor seleccionado por lo menos
se definen: plazos, especificaciones del
producto, el precio de compra y las
condiciones para devoluciones y descuentos
Se establecen canales de comunicación
que permitan transmitir de forma oportuna
las inconformidades en la compra (material
defectuoso, entrega inoportuna, etc.)

Periódicamente se realiza una evaluación del
proveedor en...