ECOOLOGA

LOS SISTEMA’S DE GESTION INTEGRAL
DE LA DOCUMENTACION EN LAS
ORGANIZACIONES
1. INTRODUCCION.
Teresa Allepuz Ros
Carmen Gutiérrez
La Rubia
Gabinete de Asesores
Documentalista

RESUMEN
Lagestión todo papel se
de el
que maneja las
en
organizaciones más
ocupa tiempo que deseable.
del sería
Así, llamadas
las
tecnologías información un
dela
suponen
paso enlamodernizaciónorganizaciones,
más
delas
Concretamente,
losSistemas
deGestión
integradala
de
Documentación una
resultan óptima
herramienta agiliza
que
cuantas competen gestión
tareas
ala
documental.
Elimpacto lastecnologías información
de
dela
esescaso
si
suaplicaciónviene
no
acompañada
decambiosla
en
organización. tecnologías ser
Estas
deben dinamizadoras
de
una
nueva
definiciónlamisma,suponer enfoque
de
y
un
y
actitud mejorareficacia,
para
la
eficiencia
y competitividad
delas
Instituciones.
Elauténtico para
reto las
organizaciones, sentido, notanto la
eneste
radica
en
implantación tecnologías n lacapacidad
deestas
como
para
administrarlas
ydesarrollarlasaunuso
cara
productivo
ya
una
máxima
explotación recurso
del
información.
Las
tecnologíasmedios, unfin,yensímismas
son
no
no
ofrecen
soluciones.

Una de las principales actividades, si no la
mayor, de las organizaciones se basa en la
generación y tramitación de documentos en
papel de diversa índole, que se multiplican día a
día. La automatización de estas actividades
supone un bajo porcentaje respecto a la
necesidad real; otra mínima parte se microfilma
y el resto sealmacena en archivos de papel. Por
otra parte, más del 98% de los ordenadores
existentes en la instituciones tienen
procesadores de texto, pero, paradójicamente,
pese a ello el volumen de documentos en soporte
papel que se genera, recibe y maneja en las
organizaciones, en lugar de disminuirse ha
multiplicado. Esto implica la necesidad de
desarrollar sistemas que posibilitan la
disponibilidad yaccesibilidad de tales
documento en forma fácilmente aprovechable.
Si se entiende por “gestión de documentos” todo‘
el sistema administrativo por el que una
organización; controla la creación,
almacenamiento, distribución, recuperación y
expurgo de los documentos que son producidos
o recibidos, se puede advertir que siempre se
utilizan más horas de trabajo da las que sería
deseables.Cuando la gestión de los documentos
no se lleva a cabo óptimamente las
organizaciones alcanzan un alto grado de
ineficacia.
Esta realidad viene dada por los siguientes
aspectos:
- El crecimiento exponencial de la información.
- La extensión; de la microinformática y las
Comunicacionesy el aumento del tipo de soportes
capacesde contener información (Nuevos soportes
informáticos: documentoelectrónico, documento
informático y documento telemático).

2. LA GESTIÓN INTEGRqDA
DOCUMENTACION.

DE LA

E l modelo da Sistema de Gestión Integrada de la
documentación se basa fundamentalmente en
dos premisas:
- Forman parte del sistema tanto los documentos
internos como externos en cualquier soporte, puesto
que lo que se considera de importancia para la
organización es lainformación que contienen.

FORMACIÓN
PERMANENTE,
.

29
METOCOSDEINfORMACION,V012,N"5.MAYO
1995,P.29.33
© faximil edicions digitals, 2002

- La información producida o recibida en el desarrollo
una actividad dentro de una organización debe ser
compartida (salvo los casosde necesaria
confidencialidad) por el personal que realice la misma
o similar actividad, a fin de mejorar los procesosdetrabajo.
Este modelo se desarrolla mediante un plan
establecido que contempla los siguientes puntos:
- La definición de los tipos documentales.
- Los sistema de control y flujo de los documentos.
- Los Sistemasde recuperaciónde la información
mediante sistemasde indización y clasificación.
- Los criterios y sistemade expurgo de la
documentación.
- Las reglas par la denominación de los...