Efectivo

Para explicar el sistema de caja chica vamos a poner un ejemplo.
La empresa El Rey, S.A. ha decidido montar un sistema de fondo fijo de caja chica.
Supongamos que con un fondo de ₡10000 la empresa podrá cubrir sus desembolsos pequeños durante un tiempo tal que no sea ni mucho ni poco, o sea que el fondo no debe ser ni muy pequeño ni muy grande.
Se ha decidido que la persona encargada de estacaja chica sea la señorita Mónica, que es una persona honrada y siempre está en la empresa. Así, Mónica es la custodia de la caja chica. Se le indica a Mónica que ella es la responsable de los ₡10000, y que los utilizara para realizar pagos menores, los cuales estarán autorizados por uno o varios funcionarios designados para tal efecto.
Se confecciona entonces un cheque por los ₡10000 a nombre deMónica.
Mónica cambia el cheque en el banco, solicitándole al cajero suficiente menudo pues sabe que con este va a cubrir pagos pequeños. De antemano había solicitado autorización para comprar una cajita con llave.
Adquiere esta cajita en una librería y paga la suma de ₡2000. Cuando se realiza el desembolso no se hace ningún asiento.
Una vez en la empresa, la custodia de la caja chica tiene enla cajita ₡8000 en efectivo y una factura por ₡2000.
Un sistema de caja chica de fondo fijo significa que en la caja chica siempre debe sumar el monto correspondiente, ya sea en dinero o en dinero y facturas. Así, el fondo fijo de la empresa El Rey, S.A. es de ₡10000, ₡8000 en efectivo y ₡2000 en facturas.
Existen algunos desembolsos que no requieren comprobante, un ejemplo de esto es los pasesque se pagan en el bus, por lo tanto se debe tener un formulario llamado “Vale de caja chica” que indique el monto, fecha, autorización y recibido conforme.
Continuando con el ejemplo, el mensajero le solicita a Mónica la suma de ₡50 para pases, para lo cual se llena el vale de caja chica por ese monto, firmando el mensajero el vale como recibido conforme.
En este momento en la caja chica hayen efectivo ₡7950, una factura por ₡2000 y un vale por ₡50, para un total de ₡10000, que es el fondo fijo.
A veces sucede que un empleado necesita dinero por adelantado para comprar algún implemento o repuesto pequeño para la compañía, por lo tanto de existir otro formulario llamado “vale provisional de caja chica”, que indique la fecha, monto, autorización y recibido conforme. Este valeprovisional debe tener fecha límite para su liquidación. (Pueden ser 24 horas, como es el caso de la empresa que nos ocupa).
Así, por ejemplo el subjefe de producción le pide a Mónica la suma de ₡3000 para comprar un repuesto, este costara aproximadamente ese monto. Se le llena el vale provisional, firmándolo el subjefe como recibido conforme y en este momento la situación de la caja es la siguiente:En efectivo hay ₡4950, en facturas ₡2000, en vales de caja chica ₡50 y en vales provisionales ₡3000, para un total de ₡10000. Podemos notar, en la descripción anterior, que no se hace un asiento por cada desembolso de caja chica.
Una vez que el subjefe compro el repuesto, si costo menos de ₡3000, le devuelve a Mónica el sobrante en efectivo y a su vez le entrega la correspondiente factura,procediéndose a destruir el vale provisional. Si costo más de ₡3000, y el funcionario puso de su bolsa el resto, una vez en la empresa entrega a Mónica la factura, ella le da lo que el funcionario puso de más y se procede a destruir el vale provisional.
Nótese que los vales provisionales no están sujetos a reintegro, pues aún no se ha realizado el gasto, ni se sabe por cuánto va a ser.
Así, pues Mónicasolicita el reintegro de la caja chica por la suma de ₡2050.
Al recibir el cheque por esa suma la situación de la caja chica es la siguiente: un cheque a nombre de Mónica por ₡2050, un vale provisional de caja chica por ₡3000 y efectivo por la suma de ₡4950, sumando en total ₡10000 del fondo fijo.
Conforme pasa el tiempo se dan cuenta en la empresa de que los reintegros de caja chica son muy...