EGC4 Modulo de Documentación V1

INSTITUTO BOLIVIANO DE NORMALIZACIÓN Y
CALIDAD

DOCUMENTACION DE
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
SEGÚN LA NORMA NB ISO 9001:2008

SERIE DE NORMAS 30300: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
• ISO (Organismo Internacional de Normalización), es una federación de
organismos nacionales de normalización (miembros ISO).
• El trabajo de elaboración se lo realiza a través de Comités ISO.
• El Comité que hadesarrollado esta serie de normas es el ISO/TC 46
Información y Documentación. Subcomité 11 de documentos.
• La publicación de una norma internacional (ISO) requiere la aprobación
de al menos 75% de votos de miembros votantes.

Requisito ISO 9001- Req. 4.2.3 f)
Asegurar que la documentación de origen externo que la
organización determina necesarios para la planificación y la
operación del Sistemade Gestión de la Calidad, se identifican y se
controla su distribución.

Definiciones Asociadas

identificación

Control
distribución

planificación

Seguridad
información

operación

Documento

procedimiento

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

OBJETIVOS
• Normalizar la producción de los documentos
• Implementar el control de registro, clasificación, derivaciones,
seguimiento y archivo de ladocumentación que se produce, entra y
sale de la empresa.
• Implementar las políticas de seguridad de la información, ajustado a
los estándares internacionales y a los procedimientos de la
empresa.

PROBLEMAS POR FALTA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

Taller

CONTROL DE DOCUMENTOS

BENEFICIOS DEL SGD

•
•
•
•

Menor tiempo y costo.
Más transparencia.
Mayor certidumbre jurídica.
Mejora la seguridad de lainformación.

CONTROL DE DOCUMENTOS
RESULTADOS ESPERADOS
•
•
•
•
•

Normalización y estandarización
Manuales de Procedimientos para el control de los documentos
Minimizar los riesgos asociados al manejo documental
Cumplimento de requisitos
Reducción de costos

Cumplimiento de requisitos legales
Una organización debería
tomar en cuenta cuando
implementa las normas
SGD, los requisitos y la
orientación dela
legislación nacional, las
reglamentaciones y las
normas aplicables a la
jurisdicción pertinente.

Cumplimiento de requisitos legales
La organización debe identificar los requisitos legales asociados a:
• La legislación y la jurisprudencia: del sector y del entorno de
actividad
• Las leyes y reglamentaciones relacionadas específicamente con
la evidencia, los documentos y los archivos, elacceso, la
privacidad, la protección de datos y de la información, y el
comercio electrónico

Cumplimiento de requisitos legales
La organización debe identificar los requisitos legales asociados a:
• Los estatutos constitutivos de las organizaciones y los acuerdos y
reglamentaciones de los que la organización es parte
• Los tratados y otros instrumentos que la organización esté
legalmente obligada aacatar.
• Los requisitos de otra índole incluyen compromisos voluntarios
de carácter no legislativo hechos por la organización: códigos de
conducta y ética

FASES DE FORMACION DEL ARCHIVO
ACTIVO

SEMIACTIVO

ARCHIVO DE
GESTION

ARCHIVO
CENTRAL

INACTIVO
ARCHIVO
HISTORICO

VALORES SECUNDARIOS
VALORES PRIMARIOS

Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico

Cultural
Histórico
Científico

ALCANCE DEUN SGD

Producción
o recepción

Preservación Temporal

Disposición
final

Trámite

Distribución

Consultas

Eliminación

Retención

Conservación
Permanente

Almacenamiento

Protección

Recuperación

ESTRUCTURA DEL SGD

Utilidad: puede ser implementada con otras normas de Sistemas de
Gestión, para demostrar la conformidad con los requisitos de control de
documentos y registros.

Definiciones delSGD
3.1.3 documento, sustantivo (document):
Información u objeto registrado que puede ser tratado como una
unidad.
[ISO 15489-1:2001, definición 3.10]
3.1.4 documentación (documentation):
Conjunto de documentos que describe operaciones, instrucciones,
decisiones, normas y procedimientos organizativos referidos a una
determinada función, proceso o transacción.
3.1.7 documentos (records):...