Ejecución Pura Y Simple

Ejecución pura y simple
12 pasos para realizar cualquier objetivo a tiempo y dentro del presupuesto
por Robert A. Neiman


RESUMEN EJECUTIVO
Uno de los grandes problemas que deben enfrentar las organizaciones es el desorden y la falta de “voluntad política” para planificar, desarrollar y llevar a cabo proyectos. Hasta los mejores proyectos pueden fallar si no se establecen claramente lasresponsabilidades, los objetivos y los límites de tiempo.

El presente texto compendia 12 sencillos pasos para impulsar y llevar a cabo cualquier proyecto que se proponga la organización.

Algunos de los temas tratados son: cómo lograr objetivos a tiempo y dentro del presupuesto, cómo evitar retrasos, cómo lidiar con un equipo y cómo comunicarse dentro de la organización.


Paso 1: Asumir laresponsabilidad personalmente.

Levántese y mírese al espejo. Busque en su propio reflejo los errores, problemas y descuidos que hayan surgido en la oficina.

Pregúntese: ¿Qué he hecho y cómo puedo mejorar mi trabajo para seguir adelante? Este momento frente al espejo representa una ventana de oportunidades.

Los gerentes eficientes asumen la responsabilidad y cuentan con una clara visión desu quehacer y de lo que está implicado en cada tarea. Escriba un informe detallado sobre su último desafío gerencial. Defina sus objetivos iniciales y cuáles serán los problemas a encarar y la gente involucrada. Explore su propio papel en el proyecto. Entiéndalo a cabalidad. Ahora está listo para asumir la próxima tarea de envergadura.


Paso 2: Confeccione su proyecto.

Identifique todoslos elementos involucrados. Un proyecto bien definido constituye una base sólida. Todos los proyectos funcionan con agendas explícitas e implícitas.

Los elementos explícitos son:
- Objetivos
- Límites de tiempo
- Estructura

Los elementos implícitos son:
- Políticas corporativas
- Responsabilidad
- Tono del proyecto

Para explicarles bien los objetivos del proyecto a todos los queestarán involucrados, válgase de discusiones, esquemas y memos. Elija con cuidado el equipo que se encargará del proyecto. Evalúe a los miembros del equipo en áreas como: competencia, disponibilidad, influencia, honestidad y lealtad.

Elija candidatos que representen los valores de la organización.

Paso 3: Válgase del equipo para crear una propuesta.

La propuesta de trabajo debería ser unaestructura flexible que exprese claramente los objetivos, medios, responsabilidades y límites del proyecto. También se deben incluir riesgos potenciales y recursos necesarios.

A medida que hace este borrador, manténgase atento a los posibles problemas políticos o psicológicos. Mantenga una actitud abierta y escuche a los miembros del equipo que le ofrezcan otras soluciones o puntos de vista.

Hagaun resumen del proyecto en el que se destaquen los elementos más importantes.

Paso 4: Busque retroalimentación.
Ponga su proyecto a prueba con varios miembros de la organización. Haga una lista de los miembros del personal que necesitará en cada una de las etapas del proyecto. Incluya los gerentes que serán responsables de administrar los recursos.
Pídales su opinión.

Escuche los consejosde proveedores y clientes. Trate de provocar sugerencias y comentarios honestos. Válgase del correo electrónico y de otros recursos para poner el plan a prueba. Recolecte y resuma las reacciones.

El objetivo de este proceso es destacar los puntos de encuentro e identificar los posibles problemas. Incluya la retroalimentación en el borrador. Con este proceso obtendrá apoyo para su proyecto ylogrará mejorar sus estrategias.

Paso 5: Inicie el proyecto.
Promueva actividades que generen entusiasmo y refuercen el compromiso del equipo. Un evento exitoso debe contar con la gente correcta y con una agenda bien pensada. Incluya un elemento divertido.

Utilice una sala de reuniones cómoda, en la que se pueda desarrollar el proyecto. Procure que la agenda continúe su curso. Prohíba...