Ejemplo De Administracion De Activos Fijos

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TABLA DE CONTENIDO




1. DEFINICIONES 5
1.1 Activo Fijo 5
1.1.1 Activo Fijo Mueble 5
1.2 Características de los Activos Fijos 6
1.2.1 Activo Fijo Controlado 6
1.2.2 Activo Fijo No Controlado 6
1.3 Estado físico del activo fijo 6
1.3.1 Adecuado 6
1.3.2 No adecuado 6
1.4 Novedades de ActivosFijos 6
1.4.1 Traslado 6
1.4.2 Cambio de responsable 6
1.4.3 Reintegro 6
1.4.4 Reutilización 6
1.4.5 Baja de un activo fijo 7
1.5 Código de Barras 7
1.6 Espacios cerrados 7
1.7 Espacios abiertos de una sola Unidad 7
1.8 Espacios abiertos de varias unidades 7
1.9 Espacios públicos 7
2. POLÍTICAS GENERALES 7
2.1 Compra de Activos Fijos 7
2.2 Valor mínimo establecido para registrar ActivosFijos 7
2.3 Identificación de Activos Fijos Muebles 7
2.4 Registro y control administrativo de Activos Fijos 8
2.5 Responsables de Activos Fijos 8
2.6 Entrega de Activos Fijos en Donación 9
2.7 Aseguramiento de Activos Fijos 9
3. POLÍTICAS DE INVENTARIOS 9
3.1 Inventarios 9
3.1.1 Inventario Inicial 10
3.1.2 Inventarios de Verificación 10
3.1.3 Inventario por desvinculación 11
3.2Novedades de Activos Fijos 12
3.2.1 Reporte de activos construidos 12
3.2.2 Traslado activos por cambio de ubicación y / o centro de costo 12
3.2.3 Reporte por pérdida, hurto o robo de Activos 12
3.2.4 Reintegro de Activos 13
3.2.5 Reutilización de Activos Fijos 13
4. RESPONSABILIDADES 13
4.1 Responsabilidades Generales 13
4.2 Responsabilidades específicas 14
4.2.1 Vicerrectoría Administrativay Financiera 14
4.2.2 Dirección Administrativa. 14
4.2.3 Área de Gestión de Activos Fijos 14
4.2.4 Departamento de Adquisiciones y Suministros 14
4.2.5 Directores de Unidad 15
4.2.6 Departamento de Seguridad y Servicios Generales 15
4.2.7 Dirección de Gestión Humana 15
4.2.8 Comité de Activos Fijos 15
5. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD EN CASOS ESPECIALES 16
5.1 Equipos que hacen parte dela infraestructura. 16
5.2 Vehículos 16
5.3 Obras de Arte 16
5.4 Activos con usuarios múltiples 16
5.5 Bienes de la Universidad en poder de terceros 17
5.6 Bienes de terceros en poder de la Universidad 17
5.7 Equipos proyectos de Investigación 17
6. ACTIVOS FIJOS DESTINADOS PARA PRÉSTAMO A ESTUDIANTES, PROFESORES Y/O EMPLEADOS 18


INTRODUCCION



El presente documento contiene laspolíticas establecidas por la Universidad para administrar y controlar los Activos Fijos Muebles, como parte de ellas, define las responsabilidades de profesores y empleados sobre los activos asignados para el cumplimiento de sus actividades.

Dentro de los objetivos que se buscan con este documento, se encuentran los siguientes:


• Dar a conocer de forma clara las políticas adoptadas porla Universidad para la Administración de los Activos Fijos.

• Definir las responsabilidades de profesores y empleados respecto de la administración de los activos fijos a su cargo.

• Establecer las políticas y procedimientos para mantener un adecuado registro y control de los activos fijos muebles.

• Orientar a los profesores y empleados, sobre el permanente cumplimiento de laspolíticas establecidas relacionadas con la Administración de Activos Fijos.



DEFINICIONES

Para efectos de esta política se define:

1 Activo Fijo

Se considera Activo Fijo el bien mueble:

a. Cuya vida útil es mayor a un año.
b. No está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la Universidad.
c. Se usa con la intención de emplearlo en forma permanente enla prestación de servicios o en el desarrollo de labores de la Universidad.
d. Cuyo valor de adquisición, donación o construcción sea igual o superior a 50 UVT[1], de acuerdo con el Decreto Reglamentario emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Los activos fijos con un valor inferior al establecido, se registraran como activos fijos menores para efectos contables.

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