Ejemplo de ciclo vital de los documentos de archivo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
COMUNIDAD EDUCATIVA VIRTUAL

CURSO: ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Semana: 4.

Actividad: 1

Tipo Actividad: INDIVIDUAL

Tema Actividad: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ACTIVIDAD: EJEMPLO DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
MOMENTOSDEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO
FUNCIONES ARCHIVISTICAS EN CADA MOMENTO DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Nombre Aprendiz: JULIO CESAR CAVIEDES CAMACHO

Código Aprendiz: 208437

Nombre Tutor: DIEGO ALEJANDRO CAVIEDES GARCIA

Fecha Actividad: 2 DENOVIEMBRE DE 2010

CURSO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO:

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:

Como ejercicio practico, en el presente taller 1, de la Semana 4, realizar la siguiente actividad:

Elegir un tipo documental que se genere en la entidad donde laboro o una entidad ejemplo que se desee consultar, definirlo y establecer su ciclo vital y especificar:a. Cada una de las etapas que cumple.
b. Cada uno de los momentos.
c. Las funciones archivistitas que se llevan a cabo en cada momento.
d. Destino final.

OBJETIVO:

Con el desarrollo de la presente actividad se busca conocer e identificar en la práctica el Ciclo Vital de los documentos de archivo, así como el detallar cada una de las Etapas, Momentos, Funciones y Destino Finalde un tipo específico de documentación de archivo, dentro de las prácticas a realizar en el Curso Administración documental.

DESARROLLO

Como ejercicio práctico donde se observe el Ciclo Vital de un documento de archivo, trabajare el presente taller de acuerdo al siguiente tipo documental, en la entidad laboro y que se describe a continuación:

Tipo Documental: Oficios enviados o emitidos(Correspondencia Externa)

Nota: se hace la aclaración que existen los oficios enviados, que son la correspondencia emitida por la entidad y los oficios recibidos, los cuales son la correspondencia que recibe o recepciona la entidad de parte de sus usuarios.

Entidad: Instituto Nacional de Vías – INVIAS.

Definición de Oficio en el INVIAS:

La denominación de Oficioen el INVIAS, se le da a la correspondencia que se emite y se recibe del exterior del instituto, es decir un oficio es correspondencia externa.

Todo oficio en el INVIAS se cataloga como documento de archivo, y puede ser producido en cualquiera de las dependencias del instituto, en virtud de sus funciones.

Reglamentación de Oficios en el INVIAS:

Mediante la Resolución Número 05007 del 18de septiembre de 2008, el INVIAS adopta el Reglamento de archivo y correspondencia del Instituto Nacional de Vías – INVIAS. Lo anterior conforme al artículo 4 numeral 5 de la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación.

Todo oficio en el INVIAS deberá estar previamente firmado por el funcionario competente, así como ir debidamente numerado en forma consecutiva.
CICLO VITAL DE LOSDOCUMENTOS DE ARCHIVO EN EL INVIAS: OFICIOS

CICLO DE VIDA DE LOS OFICIOS EN EL INVIAS:

El ciclo de vida de los oficios producidos en el INVIAS esta dividido en los tres momentos que se relacionan a continuación, los cuales a su vez se subdividen en fases que están directamente relacionadas con las actividad y pasos pertinentes a la correspondencia externa que emite la entidad.

PRIMER MOMENTO DEGESTIÓN DE LOS OFICIOS ENVIADOS POR EL INVIAS:

1.) Primer Momento de Gestión de los oficios: el cual se subdivide en las siguientes Fases:

1.1.) Fase 1: Planeación.
1.2.) Fase 2: Elaboración.
1.3.) Fase 3: Tramitación.

1.1.) Fase 1: Planeación:

La Planeación en relación a los oficios corresponde al carácter facilitador y de acuerdo a los siguientes caracteres:

Carácter...