Ejemplo de procedimiento de control de documentos para el SGC

1. OBJETO

Establecer los requisitos y directrices para la administración y control de los documentos de Tecnologías ABC, de ahora en adelante “LA EMPRESA”, así como también mantener un control adecuado de los registros que se generan en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), con el propósito de mostrar evidencia de la implementación, funcionamiento y eficacia del sistema.

2. ALCANCEComprende desde la solicitud de ingreso de un documento nuevo o de la modificación de uno existente, hasta su disposición final, reglamentado las actividades de elaboración, revisión, aprobación, publicación, distribución y archivo, aplicado tanto a documentos internos como externos.
Este procedimiento aplica todo los registros de calidad que se generan en LA EMPRESA.


3. DEFINICIONESAcceso: conjunto de medidas establecidas para tener acceso a los registros de calidad y para restringir su consulta.
Almacenamiento: ubicar físicamente los registros para garantizar su preservación
Clasificación: organización de un grupo de registros incluidos en un índice.
Copia Controlada: Documento que se entrega para propósitos de uso o aplicación en un área por lo cual debe ser reemplazado conla última versión cuando existan actualizaciones.
Copia no Controlada: Documento que se entrega para propósitos de información y no se actualiza.
Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte
Documento Fuera de Uso: Documento que ya no tiene aplicación y puede ser eliminado o retirado del área.
Indización: crear un índice, es decir, establecer un descriptor asociado a laactividad a la que se refiere el registro, de manera que permita su rápida clasificación y acceso.
Listado Maestro: Es una relación de todos los documentos controlados tanto internos como externos del sistema de calidad (internos y externos) que permite conocer la versión actual y el usuario de dichos documentos
Recolección: recoger o agrupar los registros en un área específica.
Registro: Documentoque presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
Retención: es el periodo de tiempo establecido para determinar la vigencia de un registro de calidad
Versión: Consecutivo asignado para identificar las modificaciones realizadas a un documento controlado.


4. PROCEDIMIENTO

4.1. CONTROL DE DOCUMENTOS

4.1.1. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

Todos losdocumentos de LA EMPRESA deben ser redactados teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Nombre: todos los documentos tiene un nombre, por medio del cual se identifica en sistema y debe ser único en éste. El nombre del documento es alusivo a su contenido
Objeto: Especifica el propósito general del documento.
Alcance: El cubrimiento del documento, especificando cuando debe aplicarse y hastadonde es válido su aplicación.
Definiciones: Es el conjunto de definiciones referentes a la terminología usada en el documento con el fin de que el lector puede tener una comprensión clara de su contenido. No es obligatorio que todo los documentos tengan definiciones
Contenido: es la información relevante del documento objeto de su existencia.
Sello: Todos los documentos internos deben tener elsello de copia controlada, cuyo propósito es la de servir de guía sobre los documentos que deben actualizarse una vez son modificados, originando así nuevas versiones.
Anexo: Información complementaria al procedimiento que sirve para esclarecer puntos importantes de su contenido.

Todos los documentos internos de LA EMPRESA deben poseer el logo de la empresa, el número de la versión, el númerode páginas y fecha de aprobación ubicados en el encabezado del documentos o en el pie de página, según sea la conveniencia.


4.1.2. IDENTIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del sistema de gestión de la calidad se identifican por su nombre, el cual debe ser único en dicho sistema y sin ambigüedades ver ítem 4.1.


4.1.3. ELABORAR, MODIFICAR Y/O ANULAR DOCUMENTOS

El Gerente...