Ejemplo de procedimiento

Procedimiento: Almacenamiento de Facturas (CA CM P020)

1. Objetivos:

• Administrar de una forma eficiente los archivos de la empresa, registrando fecha, autor, material, costo yubicación.

• Mantener un orden predeterminado en el almacenamiento de archivo.

• Facilitar la búsqueda de legajos en el futuro.

• Unificar el sistema de archivo.

2. Campo deaplicación:

Este procedimiento se aplicará a todo el sector administrativo del área compras, y a todo aquel miembro de la empresa que pueda necesitar remitirse a un legajo antiguo, facilitandoasí, por medio de este proceso la ubicación del mismo.

3. Documentación de referencia:

Procedimiento de compras código CA-CM P001, y organigrama del área compras.

4. Contenido:

Elproceso de archivo, es importante para mantener un orden de los legajos del área compras, que pueden ser requeridos en un futuro. Esto es muy importante, ya que se puede remitir a ellos, por ejemploen el caso de una auditoria, un cierre de balance, o bien comparar los precios pasados con los actuales, y en base a ello realizar la presupuestación anual.

El archivo de los legajos, serealizara en el área compras, luego de procesar los mismos en el software de gestión empresarial (Tango Gestión).
Las características a tener en cuenta son las siguientes:

• Luego de realizadala compra (por el sistema de cuenta corriente), el proveedor, envía la factura a la empresa, donde la misma, es recibida en mesa de entrada, luego, el documento se envía al área de compras, donde losdatos de esta son cargados en el sistema (fecha, monto, proveedor, rubro, etc.)

• Luego de concretarse el paso anterior, se adjuntan los legajos de igual proveedor y se unifican en un sololegajo, para facilitar su archivo y futura búsqueda.

• Al legajo original se le realizara una copia, la cual contendrá toda la documentación relacionada a la compra, como ser orden de...