Ejemplo De Proceso Administrativo De Un Evento

Evento
Está nombrado como Feria de la Cultura Turística de Europa.
Fecha
31 de mayo de 2012.
Sede
Gimnasio-Auditorio del CECyT 13 Ricardo Flores Magón.
Horario
5:00 pm a 8:00 pm.
Participantes
Alumnos de los cuatro grupos de la carrera de Administración de Empresas Turísticas que se encuentran cursando el sexto semestre.
Descripción del evento
Es una exposición en la que se mostrarán32 países pertenecientes a Europa, con enfoque al folklor, la gastronomía y los atractivos turísticos que poseen, con el objetivo de atraer el interés de los visitantes con miras a un futuro viaje hacia estos países.
Acerca de la sede
No pudimos intervenir en la elección de la sede, pues fue elegida por los profesores puesto que es el espacio techado más grande con el que contamos en laescuela.
El auditorio tiene capacidad para albergar de doscientas a trescientas personas tan solo en la cancha, que es donde nos vamos a colocar, situados en las orillas, lo cual, restando el espacio que ocuparemos, deja espacio para doscientas personas como mucho. Aunque consideramos que la sede no cuenta con los requerimientos para este evento, pudimos adaptarnos de manera satisfactoria, pues lasmedidas que se nos otorgaron para colocar el stand fueron de cuatro metros de largo por dos de ancho.
Contamos con una organización que sin duda nos costó trabajo, pero que buena, para acomodarnos en dicho espacio, pues solucionamos los inconvenientes que se nos presentaron respecto a la poca rentabilidad de la sede.
El profesionalismo que nos ha dejado el trabajo en equipo vinculado a lacarrera que estamos estudiando nos ayudó a resolver ciertas cuestiones respecto a la adaptabilidad para acomodarnos, pero por supuesto, lo logramos.
Proceso administrativo
Planeación
Objetivo general
-Introducir a los asistentes al folklor, gastronomía y atractivos turísticos de Grecia y Luxemburgo.
Objetivos específicos
-Dar un enfoque específico a los atractivos turísticos de cada país.-Exponer brevemente un poco de cultura y folklor de los países a trata (Grecia y Luxemburgo).
-Proponer a Grecia y a Luxemburgo como buenos destinos de viaje a considerar en el futuro de los alumnos.
-Llamar la atención de profesores y personal docente para que se acerquen al stand y despertar en ellos el interés por estos países.
Metas
-Recibir un mínimo de cien asistentes en nuestro stand.Procedimientos y estrategias.
-Para llevar un control de asistentes y poder determinar la cantidad de los que recibimos se propone obsequiar solamente un suvenir por asistente.
-Para poder saber en qué momento se recibieron más asistentes al evento, llevar una bitácora de cada hora, tomando como base la cantidad de suvenires entregados. Es decir, que si se ponen cincuenta suvenires en la mesa,anotar en la bitácora a qué hora los colocamos, a qué hora se terminaron y así sucesivamente.
-Para llamar la atención respecto al stand, se planea diseñarlo de una forma que evoque al antiguo Partenón ubicado en Grecia, decorado con uvas, también para evocar un poco de Luxemburgo, que posee viñedos mundialmente famosos.
-Como suvenir se darán separadores de libros con frases de filósofosgriegos y un decorado que será parecido al que usaremos en el stand (el Partenón y algunas uvas).

Programa
Para llevar a cabo el evento se tiene contemplado el siguiente programa:
2:00 pm a 4:30 pm: Montaje del stand, decoración del lugar que ocuparemos y vestuario de los expositores.
5:00 pm: Apertura del evento. A partir de esta hora se permite la entrada a la comunidad estudiantil ypersonal docente.
5:00 pm a 5:30 pm: Exposiciones sobre Grecia y Luxemburgo con una duración de cinco a diez minutos cada una, así como otorgamiento de suvenires a los asistentes.
5:30 pm a 5:45 pm: Descanso para expositores (solamente los que expusieron, pues los turnos se irán rotando de acuerdo a la participación de los miembros del equipo).
5:30pm a 6:00 pm: Segunda ronda de exposiciones...