Ejercicios Access

ACCESS: PRÓLOGO

ACCESS
EJERCICIO PRÓLOGO

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS E INFORMES

ACCESS es un programa de gestión de bases de datos.
Una base de datos es un conjunto estructurado de datos entre los que
existe algún vínculo común.
Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, productos...), de una biblioteca (volúmenes, títulos,estanterías, salas...), de un instituto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compañías, terminales...). En estos casos, el vínculo común es la empresa, la biblioteca,
el instituto o el aeropuerto
Access permite crear una base de datos y gestionarla (es decir, realizar
consultas a dicha base, introducir nuevos datos, suprimir otros, etc.).
ACTIVIDAD:
Laestructura de una base
de datos puede comprobarse
abriendo alguna de las plantillas
descargables online desde la
ventana de presentación del
programa. Aquí utilizaremos
para ello la base de datos
NORTHWIND que se incluye en
el apartado Ejemplo.

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En nuestro caso, para abreviar, puedes descargar directamente en tu pendrive el archivo Northwind.zip desde la web del módulo y, acontinuación, descomprímelo. Desde el pendrive, abre el archivo descomprimido (doble clic sobre
el mismo).
2º.- Al abrirse la base de datos aparecerá el siguiente mensaje de presentación:

Este es un formulario que personaliza la base de datos en función del empleado seleccionado. Pero ahora mismo no nos interesa averiguar cómo funciona. Deja el empleado que aparece por defecto y pulsaIniciar sesión.
La pantalla que aparece es la correspondiente al formulario de Inicio. Tampoco interesa demasiado, de momento. Hay que profundizar un poco más para
acceder a la estructura básica de la base de datos.

Haz clic en la doble
flecha del Panel de
exploración
para
acceder al panel
con los objetos de
la base de datos..

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El panel de exploración también ha sidopersonalizado para esta base de
datos en concreto. Para visualizar el panel “genérico” hace falta un paso más:

Haz clic en esta
flecha y selecciona
la opción Tipo de
objeto.

El Panel de exploración adopta este aspecto:

Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos son los objetos típicos de cualquier base de datos. De momento nos limitaremos a los 4 primeros.
Cierra elformulario Inicio haciendo clic en
el aspa de la esquina superior derecha de la
ventana del mismo

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TABLAS:
Incluyen todos los datos que queramos almacenar sobre cualquier elemento: clientes, empleados, artículos...

Para acceder a las tablas, haz
clic en esta flecha

A continuación, haz doble clic sobre la primera tabla (están en orden alfabético) de la base:Clientes.

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Tabla Clientes
Cada uno de los datos almacenados sobre los clientes
es un campo. Los campos se disponen en columnas.

Cada cliente
de la tabla es
un registro.
Los registros
se disponen
en filas

Todas las tablas de la base tienen la misma estructura. Su creación requiere
una cuidadosa planificación previa, así que lo dejaremos para más adelante.CONSULTAS:

Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la
base de datos y muestre sólo aquella información que nos interesa en cada momento.
La información se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho
menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es sólo la
instrucción y no los datos).

ACTIVIDAD:
Como ejemplo, vamos a hacer unaconsulta sobre la tabla Empleados que
nos muestre sólo los apellidos y el nombre de los empleados que sean representantes de ventas (pág. sig.):
1º.- Cierra en primer lugar la tabla Clientes, haciendo clic en el aspa de la
ventana correspondiente a la tabla.

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2º.- Despliega las consultas de la base de datos en el panel izquierdo (Todos los objetos de Access)
3º.-...