EL ACTA

INTRODUCCION.

"A las palabras se las lleva el viento", se dice con cierto desenfado. Pero la frase encierra la suficiente seriedad para ponernos a pensar en la importancia que tiene la escritura en papel. En nuestra era de los computadores, la comunicación por satélite, del enlace simultáneo del mundo para compartir la información, parece no haber testimonio más fidedigno, inalterable,práctico y ubicuo que el papel… Aún se asientan en papel los acuerdos a los que llegan quienes participan en una asamblea; todavía aparecen en papel las firmas.
El acta, llamada a veces "minuta", es el informe que relata fiel y objetivamente una serie de hechos y da fe por escrito de una situación determinada, sin interpretación o comentario alguno por parte de quien la presenta.
Es formal, puesto que,en virtud del carácter objetivo de lo que narra, debe servir como prueba.

















EL ACTA.

Etimológicamente: es el participio plural del verbo latino “agere” (hacer) y significa “los hechos”, aunque otros sostienen su raíz árabe, que significaría, “atadura”. En consecuencia cuando hablamos de acta como documento escrito, significa volcar en un papel con el fin dedocumentar y hacer valer como documento probatorio aquellos acontecimientos que puedan necesitar ser comprobados por ser dudosos, cuestionables o trascendentes.

Definición: Es un documento de carácter oficial que declara la condición legal de una persona o institución, recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de una asamblea u órgano colegiado para darles validez. Elacta de una reunión científica, conferencia, congreso o jornadas, recogen un resumen, de los trabajos presentados y a veces el contenido de los mismos.
En general, debe ser firmada por las personas que presidieron y por el/a secretario/a de la reunión. Puede ser formal (en libro propio) e informal (en hojas sueltas).

REGISTRO DE ACTAS.

En el Libro de Actas: en la primera página debe constarun Término de Apertura (indicando la finalidad y número de página), con fecha y firmado por la persona autorizada. Esa persona debe numerar todas las páginas y rubricarlas. En la última página, debe constar un Término de Cierre, también con fecha y firmado.

En Hojas Sueltas: la persona designada, de hacerla tomará nota de lo que fue deliberado para después redactar un resumen. Si el relatorcomete un error, debe emplear la partícula rectificada digo, como este ejemplo. “A los veinte días del mes de febrero, léase marzo, de dos mil trece.” Cuando se constata un error u omisión después de labrada el Acta, se usa en tiempo: “El tiempo: donde se lee febrero, léase marzo”.

El Acta no puede tener TACHONES, si hay ERRORES, arreglar con “DIGO” o “EN TIEMPO”. Las palabras deben ser escritaslegibles y correctamente. No puede haber abreviaturas.
Las Actas constituyen instrumentos públicos cuyos contenidos deben tenerse por verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario.

ESTRUCTURA DEL ACTA.

Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como unas fórmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:

El titulo:recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen.
La introducción: precisa los datos referidos a la reunión, lugar, hora y fecha, participantes.
El orden del dia: recoge la relación detallada de los asuntos que se van a tratar.
El desarrollo de la reunión: da cuenta de lo tratado, y específicamente quienes han intervenido y las opiniones formuladas.
El cierre: concreta lahora que se considera finalizada la reunión.

CARACTERÍSTICAS DEL ACTA.

Debe redactarse en libros especiales.
Deben ser redactados en un lenguaje claro, preciso y sencillo.
Se considera el numero de asistencia.
Toda acta debe ser aprobado en reunión.





ELABORACIÓN DEL ACTA.

Durante la reunión el secretario va tomando nota de los aspectos mas importantes para el acta y...