El Almacén

ALMACÉN
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

ESTRUCTURA DEL ALMACEN
Cada almacén es diferente, no hay un esquema fijo, sí que hay una serie de pautas a seguir a la hora de diseñar un almacén, puntos clave:
1.Aprovechamiento del espacio, tanto horizontal como vertical (estanterías, etc.)
2. Recorridos mínimos, ejemplo: colocar la mercancía que más se vende más cerca de la zona de salida, método ABC.
3. Toda la mercancía tiene que estar accesible.
4. Facilidad de recuento.
5. Respetar las zonas de un almacén: zona de descarga, zona de carga, zona de almacenamiento, zona de devoluciones, etc.
6.Gestión del espacio y rendimiento, análisis, conclusiones y posibles soluciones.
7. Gestión de stocks, pedidos, obsoletos, etc.
8. Gestión de devoluciones.
9. Planificación, organización, anticipación, quizás sea el punto más importante.

FUNCIONES DEL ALMACÉN
La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organizaciónde la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
1. Recepción de materiales en el almacén
2. Registro de entradas y salidas delalmacén
3. Almacenamiento de materiales
4. Mantenimiento de materiales y del almacén
5. Despacho de materiales
6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad.
ORGANIGRAMA

SISTEMA DE ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCIAS
ENTRADA DE MERCANCÍAS
1. Se contabiliza la entrada de mercancías en el Sistema R/2 (ejemplo: entrada de mercancías para pedido con laoperación TL01). Debe registrar un almacén con esta contabilización.
2. El sistema determina que el almacén se enlaza con un número de almacén descentralizado y que la comunicación es necesaria. Crea el documento de comunicación y envía este documento a R/3.
3. La comunicación inicia las siguientes contabilizaciones en R/3:
- se contabiliza un cuanto positivo en el tipo de almacén intermedio EM(entrada de mercancías).
- se crea una necesidad de transporte.
4. Para almacenar las mercancías, cree una orden de transporte con referencia a la necesidad de transporte que se ha creado automáticamente. Para obtener información acerca de cómo crear órdenes de transporte a partir de necesidades de transporte en la Gestión de almacenes, véase Órdenes de transporte .

SALIDA DE MERCANCÍAS
En elcaso de salida de mercancías, el procedimiento es el mismo, pero esta vez la comunicación inicia las siguientes actualizaciones en el Sistema R/3:
• Se contabiliza un cuanto negativo en el tipo de almacén intermedio SM (salida de mercancías).
• Se crea una necesidad de transporte para salida de stock.

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

1) El jefe del departamento de almacén coordinarálas actividades de su personal mediante la distribución del trabajo entre sus subordinados.
2) Aportará información de existencia de material vía fax o telefónicamente.
3) Se imprimirán reportes de cierre de mes de entradas y salidas de material de almacén y se enviarán copias de los mismos a la gerencia de adquisiciones, recursos materiales y servicios generales y a la gerencia de contabilidad.4) Se imprimirá listados y resúmenes de todo el movimiento del mes en el departamento de almacén.
5) Se imprimirán listados mensuales de existencias en todos los almacenes de la comisión.
6) Se imprimirán listados de existencias cuando lo soliciten departamentos administrativos y/u operativos.
7) Se deberán establecer puntos de reorden para mantener un stock constante de materiales y...