el amor



PROYECTO: ARCHIVO DOCUMENTAL SISTEMATIZADO





INTEGRANTES:
VANESSA RADA
WALDIR GARIZABALO
MAYLETH RINCON




ESTADISTICA GRUPO BN3






ADMINISTRACION DE EMPRESAS

UNIVERSIDAD DE LA COSTA CUC
2014

TITULO: ARCHIVO DOCUMENTAL SISTEMATIZADO

PARTE I

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: Implementar archivo documental sistemático para la obtención de datosestadísticos en una empresa.
Cualquier entidad que genera producto o servicio para el consumo de los usuarios, ha manejado durante todos los tiempos el control de su archivo a través de algo llamado inventario, lo cual hace referencia al registro documental de bienes de una empresa o persona en particular, que permite obtener una relación detallada de las existencias documentales hasta la fecha en laque se realice, sin embargo a pesar que esta modalidad ha respondido a todas sus funciones, se considera que no es suficientemente eficaz para mantener información 100% actualizada, por ello nos permitimos plantear un sistema de archivo documental sistematizado, el cual facilitara y reemplazara las función del inventario incluyendo como valor agregado el acceso a obtener estadísticas exactas delos diferentes movimientos de tal Archivo.


OBJETIVOS

2. OBJETIVO GENERAL:

Desarrollar un archivo documental sistematizado que permita la flexibilidad al momento de obtener cifras estadísticas en cuanto a todo lo relacionado con Documentación de una empresa.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Identificar los procesos más utilizados y más comunes realizados por la empresa.
Generar facilidady flexibilidad al momento de realizar inventarios a través de datos estadísticos.
Garantizar resultados confiables por medio de este sistema.
Clasificar y ordenar los datos por áreas de trabajo.

MARCO TEÓRICO
Nuestro motivo de desarrollo de este proyecto, se vio influenciado por la necesidad de la Empresa donde laboramos, en el cual buscamos implementar una metodología de archivo mucho máseficaz y funcional para quien la maneja y necesite acceso a ella. Si bien es verdad que hay documentos que son de alta importancia por tal motivo no se pueden deshacer, pero luego que pase un promedio de tiempo aproximado de 5 años estos documentos pueden salir del archivo físico a reposar a lo comúnmente llamado cajas de reposo; pero si luego necesitamos de ellos ¿“hay que abrir mil cajas parasaber dónde está”? Pues no, precisamente lo que queremos es agilizar el proceso y no retrasar otras funciones.
Tomando como ejemplo Empresas que ya implementan un Archivo sistemático, podemos darnos cuenta porque este método garantiza una evolución y un crecimiento desde este puesto de trabajo; “Sistematizar el Archivo, necesariamente racionaliza la actividad y la inversión en recursos o tiempo,que esta representa. Porque actuando conscientemente dentro de un sistema se evita duplicación y desperdicio”
Para la realización de este proyecto tomaría un tiempo de 6 meses y también dependiendo lo extenso de la documentación, hay software especiales para este tipo de labores, para ello hay que demostrar a los directivos la importancia de tal implementación, pero también podemos realizar unexcelente cuadro en Excel.


METODOLOGÍA

Ordenar dinámicamente el archivo por área y definir los procesos que interactúan en él.
Inicialmente nuestra manera de trabajo incluye desde la investigación profunda de como clasificar documentación hasta contar con la autorización para la implantación de este en la Empresa. Pues como es un proyecto tal vez lo mejor es realizar un archivo sistemáticoen Excel que sea entendible y manejable para ingresar toda la información necesaria.



¿Sobre qué información trabajaremos?
Primero definiremos una centralización del desempeño, esta tiene que ver con la ubicación de archivos en estantes. Y luego realizaremos una centralización departamental en la cual concentraremos las actividades especializadas por área de trabajo o departamento....