El archivo como contenido documental (ensayo)

El archivo como contenido documental
Este mundo se rige a través de la información, y quien controla la información, tiene el poder, por lo que guardar esa información en cualquier soporte es unaactividad importante, de ahí surge la necesidad del hombre de crear y salvaguardar los archivos.
El termino Archivo, según la ley 594 (Ley general de archivo), se define como el conjunto de documentos,sea cual fuera su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural o por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel ordenpara servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Aquí parte la primera interrogante de los archivos, ¿Cómosabemos cuando un documento administrativo puede volverse histórico?; aun que los documentos de archivo son potencialmente fuentes de historia desde que nacen; solo a partir de la transferencia al Archivohistórico, es cuando el documento entra en la dimensión histórica. Por el hecho de de alcanzar los 40 años, 50 años, o 100 años, ¿merece conservarse para el futuro? De un fondo puede afirmase que eshistórico cuando la institución productora se ha extinguido y los documentos que lo integran no generan derechos ni obligaciones. Además no existe un límite cronológico para establecer la fronteraentre lo administrativo y lo histórico.
Todo documento pasa por una serie de etapas llamadas ciclo vital del documento, según la etapa en la que se encuentren pueden clasificarse en archivo de gestión,central, e histórico. Varios autores presentan lo que para ellos es su concepto de Gestión Documental.
José Ramón Cruz Mundet, aboga por gestión el proceso documental, desde que se producen losdocumentos, hasta después de su ingreso en los archivos históricos, es decir, una secuencia única desde la producción.
Antonia Heredia la describe como “el control y servicio del documento público...