EL ARCHIVO VERTICAL

DEFINICION DE ARCHIVO:
Se puede definir como una selección de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio. Estos materiales pueden ser folletos, recortes de periódicos o revistas, panfletos o volantes, ponencias, resúmenes, láminas, fotografías, tarjetas postales, sobretiros*, boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, oincluso, si se trata de libros deteriorados pero que aún son muy consultados, se puede obtener una fotocopia de la sección o capítulo que se requiere para integrarla como un documento más de la colección del archivo vertical.
FUNCIONES DEL ARCHIVO:
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos. Estos documentos se conservaran ordenados y clasificados. El archivoserá eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. Entre otras funciones podemos descatar:
• Incrementar las consultas hechas por los usuarios de la institución investigadores, personal docente, alumnos, personal de apoyo y administrativos, usuarios externos así como interesados en el tema.
• Realizar una base de datos utilizando los recursos disponibles en la institución que sirva parala rápida consulta y recuperación de la información.

Según su función se definen en:
• Archivos Permanentes:
Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo
• b.- Archivos de Movimiento
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros, y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificacionesexperimentado por los mismos.
• c.- Archivo Transitorio
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.






EQUIPOS Y MATERIALES PARA ARCHIVAR:

Materiales y equipos de oficina
• Archivadores de cuatro gavetas
• Carpetas colgantes
• Carpetas de fibra o, , carpetas manila tamaño oficio
• Ganchos paracarpetas
• Hoja blancas
• Pegamento, tijeras, etiquetas, indicadores, bolígrafos
Materiales bibliográficos y no bibliográficos
• Prensa nacional y regional
• Hojas sueltas (folletos, trípticos, desplegables, etc.)
• Partes o capítulos de libros dañados
• Fotocopias de documentos
• Fotos, láminas, etc.
• Cualquier otro tipo de documento, que no ocupe mucho espacio en el archivo y quesea de interés para el usuario.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR:
La organización del Archivo Vertical debe ser práctica, de manera que permita el acceso rápido a una información específica y que ofrezca la posibilidad de ubicar otros materiales relacionados con el tema de búsqueda.

Se debe tomar en cuenta lo siguiente:
1) Revisión, selección, Clasificación e identificación de la información:Los artículos seleccionados se agrupan bajo la materia, o interés a anotar

2) Análisis del artículo y asignación del tema
• No confiar únicamente en el título del artículo. Muchas veces no refleja fielmente el contenido.
• Revisar el contenido para verificar su validez.
• Representar el contenido del artículo mediante una palabra o frase clave que indique su tema específico

3)Encabezamientos: Pueden ser simples o compuestos.

SISTEMAS O TIPOS DE ARCHIVOS:

• Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas.
• Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca.
• Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima delotro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.
• Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
• Archivo semiactivo: Se conservan los documentos...