El Archivo Y Documentación

El archivo y documentación

El archivo, del latín archivium, el archivo se usa comúnmente para elegir a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una forma como consecuencia de la realización de sus actividades.

Clases de archivos
Esto dependerá según con la continuidad que se use el archivo. Archivos activos o degestión: El Archivo Activo es el tramite, en el cual esta toda la documentación que esta en movimiento sobre un asuntos de la empresa, ya sea legal, fiscal o administrativo.
Archivo semi activo: donde ya se realizo un análisis y un trabajo concreto.
Archivo inactivo: es aquel que ya a perdido su valor y que solo sirve como parte histórica para la empresa.
Según el lugar de emplazamiento:
*Generaleso centralizados.
*Descentralizados o parciales.
*Departamentales o por secciones.
*Personales.
Concepto de documento

El documento, es un escrito donde se comprueba o acepte algo, o todo termino en idiomas comunes o convencionales u otras expresiones distintas provenientes de cualquier tipo de soporte.
Con este también se establecen relaciones entre departamentos entre si para dar aconocer cualquier tipo d asunto que se este o quiera tratar.
El documento público administrativo los documentos válidamente pronunciados por los órganos de las Administraciones Públicas. Las copias de cualquier documento público gozarán de la misma validez.

Soporte Documental
Medios en los cuales se almacena información para su debido uso, donde sepueden almacenar pueden ser en: existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Funciones del archivo
Su empleo del archivo consiste en el mantenimiento de documentos, ya que deben tener su plazo de conservación. Deben ser guardados ordenadamente, ya que así será más eficaz a ser uso del mismo, y servirá como prueba legal.

El archivo físico

Sonaquellos que forman permanente almacenación de información en el disco. El archivo físico contiene únicamente un formato de registro de longitud fija. Puede tener una vía de acceso en secuencia por claves para presentar los datos en una serie distinta del orden.

El edificio de archivo.
Es la protección y conservación la propiedad documental, bibliográfica y hemerográfico implican dos grandesaspectos: su control físico y su control intelectual. Por un lado, es prever las condiciones básicas que permitan la conservación de los soportes originales de la información; por otro, es preciso contar con instrumentos de consulta que permitan recuperar en forma oportuna y eficaz dicha información.
Mobiliario de archivo
*Carritos
*Lámparas
*Mesas
*Postes
*Protectores de suelo
*Sillas*Taburetes
*Carretilla
*Cestas de almacenamiento
Condiciones ambientales y de seguridad.
Todos los documentos deben de ser almacenados un ún ambiente seguro donde no haiga peligros o materiales que puedan dañarlos o deformarlos ya que si se llegan a perder estos documentos sin tener respaldo puede ser muy fatal.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
El Sistema formal es para reunir,integrar, comprar, analizar y difundir información interna y externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente.

Este tipo de sistema se organiza principalmente de elementos para poder desarrollarlo.
Tipos de sistemas de información
Los tipos de sistemas han ido cambiando con el tiempo y también dependen de que uso se les quiera dar.

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)Sistemas de información gerencial (MIS)
Sistemas de soporte a decisiones (DSS)
Sistemas de información ejecutiva (EIS)
Sistemas de automatización de oficinas (OAS)
Sistema experto (SE).
Aplicación de los sistemas de información
Estos sistemas tratan acerca de lo que es la innovación en la tecnología, que van dirigidas así las compañías y su misma innovación en el lugar, y este...