EL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS.

EL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS.

LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Los archivos administrativos son los ubicados en oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos yestableciendo series y el sistema clasificatorio determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.
En las organizaciones como base para toma de decisiones, se crean los archivos que en su primera fase se denomina archivos administrativos, por ser producto de la gestión administrativa. Se conoce también como archivos de oficina, porque son administrativos por las secretarias en susoficinas; por lo general conservan el 100 % de la información del año vigente.

CLASES
• Archivo de gestión o de oficina
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD (Tabla de Retención Documental), para luego decidirsu traslado al archivo central. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados respetando la secuencia de su producción, y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidadesdocumentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central.

•Archivo central o intermedio
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, elJefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD (Tabla de RetenciónDocumental). Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD (Tabla de Retención Documental).
• Archivo histórico o permanente
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para lainvestigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

CARACTERISTICAS carácter seriado de unidad y de objetividad
Los archivos administrativos se caracterizan principalmente por ser archivos activos – vigentes.
La organización y puestaen servicio de la documentación administrativa.
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de la oficina.
Aplicar los principios y técnicas de valoración y de selección de los documentos que posean un valor secundario.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en las distintas etapas de los archivos.
Describir la...