El Archivo y La Importsncia De Su Organizacion
Páginas: 3 (660 palabras)
Publicado: 22 de octubre de 2011
EL ARCHIVO Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACION
Los archivos contienen información única e irremplazable, son fuentes de incalculable valor para la investigación y reconstrucción de los procesoshistóricos de los pueblos; de ahí la importancia de su organización y conservación. El archivo es aquel que contiene los documentos generados y recibidos por un individuo a lo largo de su existencia,incluyendo todas sus funciones y actividades, independientemente del soporte. En ellos podemos encontrar una gran diversidad de documentos, tanto de carácter personal como oficial.
La clasificaciónsupone establecer clases o grupos diferentes entre sí, mientras que la ordenación implica alinear, distribuir, enfilar dentro de cada uno de esos subconjuntos, de esos grupos.
Los principiosrectores de la organización de archivos es la procedencia y el orden original de los documentos. Es importante tener en cuenta la procedencia para entender e interpretar la información que contiene losmismos a la hora de la clasificación, ordenación y descripción.
Un primer criterio para la clasificación de documentos es el tiempo. La organización de documentos por año, mes y día de creación oingreso del documento es primordial y suficiente para muchos a la hora de trabajar con una clasificación satisfactoria.
Otra forma de clasificación de documentos será el tipo. Facturas, informes,normas... cada cosa irá en su lugar dentro del sistema.
En definitiva, se entiende por clasificación la operación consistente en agrupar los documentos de un fondo mediante clases, desde los más ampliosa los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia, según el cual los fondos de archivos de una misma procedencia no deben mezclarse con los de otra, y orden original o de respeto ala estructura archivística, según el cual un fondo de archivo debe conservar o recibir una clasificación que corresponda a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado....
Los archivos contienen información única e irremplazable, son fuentes de incalculable valor para la investigación y reconstrucción de los procesoshistóricos de los pueblos; de ahí la importancia de su organización y conservación. El archivo es aquel que contiene los documentos generados y recibidos por un individuo a lo largo de su existencia,incluyendo todas sus funciones y actividades, independientemente del soporte. En ellos podemos encontrar una gran diversidad de documentos, tanto de carácter personal como oficial.
La clasificaciónsupone establecer clases o grupos diferentes entre sí, mientras que la ordenación implica alinear, distribuir, enfilar dentro de cada uno de esos subconjuntos, de esos grupos.
Los principiosrectores de la organización de archivos es la procedencia y el orden original de los documentos. Es importante tener en cuenta la procedencia para entender e interpretar la información que contiene losmismos a la hora de la clasificación, ordenación y descripción.
Un primer criterio para la clasificación de documentos es el tiempo. La organización de documentos por año, mes y día de creación oingreso del documento es primordial y suficiente para muchos a la hora de trabajar con una clasificación satisfactoria.
Otra forma de clasificación de documentos será el tipo. Facturas, informes,normas... cada cosa irá en su lugar dentro del sistema.
En definitiva, se entiende por clasificación la operación consistente en agrupar los documentos de un fondo mediante clases, desde los más ampliosa los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia, según el cual los fondos de archivos de una misma procedencia no deben mezclarse con los de otra, y orden original o de respeto ala estructura archivística, según el cual un fondo de archivo debe conservar o recibir una clasificación que corresponda a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado....
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