El archivo

TEMA 1

1. Concepto y funciones del archivo.

*Conjunto ordenado de documentos que una persona, empresa etc… producen en el ejercicio de su actividad. También se puede entender el archivo como lugar físico dentro de la empresa.
*Las funciones del archivo: - Conservar la documentación.
- Clasificación y ordenación de los documentos.- Rápida localización.
- Facilita la consulta.

2. Organización del archivo.

*Los principios generales de organización son los siguientes:

Principio de procedencia; Ordena el archivo según donde proceda.
Principio de orden de creación; Respeta el orden cronológico de creación.

3. Tipos de archivo.

a)Según los documentos que contienen:

Históricos; documentos que reflejan hechos históricos.
De Gobierno; recogen testimonios que son de interés para los gobiernos de las naciones.
Administración; documentos relacionados con la administración central, local y autonómica.
Privados; documentos de familias importantes del país.
De empresas; documentación relativa a la empresa.
Eclesiásticos;documentos religiosos de ámbito catedrático y diocesanos.

b) Por el grado de autonomía:

Centralizado; la empresa guarda la documentación en un lugar físico.
V: Puede ser atendido por un especialista, puede establecerse un criterio único de clasificación, permite el ahorro de instalación, se ahorra tiempo en buscar la documentación y existe un mayor control.
I: Burocracia (hay que solicitarlopor escrito).

Descentralizado; la documentación se encuentra dispersa a lo largo de sus departamento.
V: Mayor proximidad y accesibilidad de cada una de las secciones y evita los trámites de petición de documentos.
I: Se repiten los archivos y se multiplican los espacios, materiales, personal etc…

Archivo Mixto; se combinan las dos formas de archivo.
- Individual; cada trabajadortiene sus propios archivos a consultar.
- Departamental; cada departamento guarda los archivos que maneja.
- General; sirve para guardar los archivos procedente de los distintos departamentos.

c) Por el grado de utilización:

Activos; la utilización del archivo es frecuente. (centralizada)
Semiactivos; es consultada esporádicamente (central o descentrad)
Pasivos; es el archivo definitivo, hacumplido el tiempo de 6 años que fija el código de comercio, y pasa a ser archivo histórico. (centralizada)

4. Clasificación de documentos.

*La clasificación; Es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo”
*Puede ser:
- Orgánica; se estructura de acuerdo con el organigrama de lainstitución.
- Funcional; la estructura de los fondos tiene relación y con las actividades y funciones que se llevan a cabo en la institución y que no tienen porque coincidir con su organigrama.

5. Ordenación de documentos.

*Es unir documentos con un orden previamente establecido. Son:

- Ordenación Alfanumérica; de la A a la Z. En nombres de personas se considerará como primera palabra elapellido. Si coincide los dos apellidos se ordenará por el criterio geográfico, comunidad autónoma, provincia, municipio, calle…”De” que precedan a los apellidos no se tomará en cuenta. “La, El, Los…” (Articulo) si se tomará en cuenta. Los títulos académicos, militares… no se tendrán en cuenta. Apellidos compuestos separados por un guión se considerara como un apellido. En los apellidos extranjeros“Van, Du, Mac…” que preceden al primer apellido, forman parte de el. En empresas no se considerará “perfumería, pastelería…” igualmente “herederos de…” “hijos de….”. Si el nombre de la empresa tiene siglas, hay que tener en cuenta que primero se colocan las que lleven puntos entre ellas. Los bancos y organismos oficiales se ordenarán por el nombre genérico. Si la empresa lleva articulo delante del...