El Archivo

El Archivo:
Es el proceso de ordenar, clasificar y conservar adecuadamente en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de perdidas y deterioros.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario

IMPORTANCIA DELARCHIVO

El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.

Confrecuencia es necesaria referirse a operaciones realizadas en el pasado y sobre las cuales debe conservarse información en los archivos. Si no hay un medio adecuado para ordenar y guardar dicha información no será fácil, y a veces será imposible, conseguirla en el momento preciso en que se necesita. Además, si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse o deteriorarse.

Los fundamentosde un Archivo
Son para una mejor organización de la oficina.
Los materiales varían de acurdo de q oficina se trate, pueden ser expedientes, legajos, notas, fotos, ordenanzas, memorandos, resoluciones.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

1.- Reunir ordenadamente, según criterios establecidos, todos los documentos que circulan en la empresa.
2.- Asegurar la perfecta conservación de los documentosreunidos.
3.- Asegurar la máxima rapidez en el envío de documentos solicitados por los diversos departamentos de la empresa.
4.- Llevar a cabo estas funciones del modo más económico posible: La organización de un archivo se puede considerar buena cuando proporciona a la empresa un servicio satisfactorio, con el menor gasto posible.
5.- Comprobar si la documentación se archiva regularmente.
6.-Conservar y despachar la correspondencia.
7.- Encargarse de la reproducción de diseños, catálogos, folletos, etc.

Materiales UTILIZADOS EN EL ARCHIVO:

Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:

CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utilizan comocarpetas varios (carpetas de suspensión).
GUÍA: Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar.
PESTAÑAS Y SU POSICIÓN: Las pestañas son una partes salientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas.GUÍAS FALTAS: Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.
INDICADORES: Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asuntopendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto.
COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metálicos.
PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para separar los documentos.
FICHAS: Sonunas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).
Equipos

- - Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se...