El Archivo

EL ARCHIVO
Es el lugar donde se conserva la historia de una empresa. El archivo está constituido por papeles que guardan información vital para el desarrollo de la misma. Esta información estaordenada y clasificada en carpetas que se guardan en cabetas especialmente diseñadas para ello.
De una adecuada organización dependerá la diferencia en el trámite y localización de correspondencia.

ELLOCAL
El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio, con una iluminación y ventilación adecuada para evitar el deterioro de los documentos.

EL ARCHIVISTAPara el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es conveniente que el archivo sea manejado por un archivista persona debidamente capacitada para ello.

ARCHIVEROS
Son mueblesdiseñados especialmente para guardar los documentos. Los hay en diferentes presentaciones y materiales según las necesidades de la empresa. En los archiveros se agrupan los papeles ya clasificados y ordenadosen carpetas o folders, las gavetas tienen de frente un portamabete en donde se anotan los datos que nos permiten saber lo que en ella se guarda.

GUÍAS CLASIFICADORAS
Para evitar el extraviode lospapeles antes de ser guardados en el archivo se utilizan guías clasificadoras que nos permiten ordenar un gran volumen de correspondencia en forma rápida y segura, intercalando los documentos, alfabeicay númericamente.

Carpetas.Comunmente llamadas folders
elaboradas de cartulina y hay en dos tamaños
carta y oficio. Cuando se ordenan documentos
de un mismo asunto decimos que formamos
unexpediente.

Gías.Son del tamaño de una carpeta elabo-
Radas en carton grueso con una pestaña
Para anotar la clase de material archivado.

Ficheros. Cajas que nos permiten localizar
por medio de tarjetascualquier documento
archivado. Las tarjetas son de cartulina
estandart en ella se anota el mismo nombre
de la carpeta, acompañado del de la
empresa.

Kardex. Este sistema de archivo es ideal
para...