El archivo

El archivo
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados yconservados para difundir la información contenida en ellos. El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan losdocumentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Importancia del archivo
La administración pública, para lograr una mayor eficiencia y unatransparencia de la gestión y como un antecedente y testimonio de sus funciones.
La ciudadanía, para la defensa de sus derechos, la fiscalización de los actos públicos y como garantía de latransparencia administrativa que debe existir en todo Estado de Derecho.
La investigación y la difusión cultural, como un repositorio de la memoria de la Nación. Todos los documentos producidos por lasinstituciones que se vinculan con los ciudadanos forman parte del Patrimonio Cultural Archivístico de la Nación, que se encuentra protegido por la legislación archivística vigente. De allí que los archiveros,o quienes sean responsables de administrar la documentación archivística, están obligados a conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos, entregándolos a quienes los sucedan en sus funciones ya no eliminarlos sin autorización de la administración competente: el Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales de sus respectivas jurisdicciones.

Procedimiento para archivar
Aliniciar el proceso de archivar es indispensable revisar todos los documentos, puesto que en ocasiones se archivan documentos pendientes de trámite.
Clasificar:
Después de realizar una cuidadosainspección de los documentos, se identifican las agrupaciones documentales a las que pertenece el documento, esto es: fondo (si es del caso) sección, ubicación, serie, sub serie.

Ordenar:
Una vez...