el archivo
































El archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.
Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:


Por imperativolegal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial.
Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.Las funciones del archivo serán por tanto:
Guardar, conservar y custodiar la información.
Facilitar rápida y cómodamente la documentación.
Constituir un Centro activo de información.
Cumplir con las disposiciones legales.
Clases de archivos
Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:
Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un sololugar, desde aquí se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una sección o dpto. necesita disponer de cierta documentación, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas:
El archivo lo atiende profesionales especialistas.
Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación
Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
También el ahorro de tiempo en labúsqueda de información.
Modelo de documento de petición
Datos del Peticionario
Nombre y apellidos
Departamento
Cargo
Documento Solicitado
Número de registro
Documentación (clase, tipo, fecha, etc.)
FECHA DE ENTREGA: Recibí
FECHA DE DEVOLUCIÓN:
Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común. Ventajas:
Mayorproximidad y accesibilidad.
Evita los trámites de petición.
Inconvenientes:
Se repiten tareas de archivo.
Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos.
Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles:Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.
Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la documentación que maneja cada uno.
Archivo general: Se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos.
Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta con frecuencia
Archivo semiactivo: Se recogendocumentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.
Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo perdido su vigencia o carácter actual conservan un valor histórico o documental para la empresa.
Condiciones de un buen archivo
Ser de fácil uso: cualquiera puede buscar en él
Debe ser rápido: que se tarde poco en encontrar la documentaciónque se busca
Debe ser flexible, debe permitir oscilaciones razonables del volumen sin crear grandes dificultades
Ha de ser continuamente comprobado en cuanto a su eficacia
Deber ser seguro. Los documentos no deben deteriorarse por la humedad, roedores…
En general, deben ser rentables, es decir, que su eficacia sea máxima a un coste mínimo. Como norma, el coste del archivo, más el coste de labúsqueda de documentación en el mismo deben ser menores que el gasto que se ocasiona por la falta del documento, entendiendo gasto en un sentido amplio
Formas de medir la eficacia de un archivo
Para considerar un archivo eficaz, debemos considerar su relación calidad/precio, esto es, elegir de todas las opciones la que nos produzca este ratio más alto, que será la que nos proporcione mayor...