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LA GESTION SECRETARIAL
La palabra gestión implica, en el ámbito del trabajo, algo más que realizar tareas o tramites; este concepto alude, principalmente, a la acción de tomar decisiones de manera responsable y planificada, durante un proceso.
El concepto de gestión toma en cuenta todas las áreas y funciones al interior de un sistema, donde las partes están relacionadas entre sí. En estesentido, la empresa como sistema constituye un todo interrelacionado donde la gestión cobra su verdadero sentido, ya que las partes se necesitan unas a otras para generar sus productos y servicios, y las personas deben colaborar para lograr sus objetivos como grupo.
ÁMBITOS EN LOS QUE LA SECRETARIA EJERCE SU ACCIÓN:
El modelo de gestión secretarial
El proceso de transformación que en laactualidad experimenta el rol del secretario (a), se ve fuertemente influido por los significativos cambios que está viviendo la organización moderna. El elemento más importante de esta transformación se encuentra en la distinción entre lo que hemos denominado la realización de tareas versus la resolución de problemas, como así también la flexibilidad en las responsabilidades del cargo versus la rigidezen el cumplimiento de las funciones centradas en la tarea.
A partir de estas características construiremos un modelo de gestión secretarial que, sin duda, deber ser adaptado por cada secretario (a) a la realidad de su trabajo.
Un modelo es una herramienta que nos permite entender el funcionamiento de las cosas. Es como un mapa que nos entrega información de un territorio y nos orienta paramovernos dentro de sí. En este sentido, tres de los principios antes presentados nos servirán de guía en la construcción de este modelo.
A continuación revisaremos cada uno de los elementos del modelo, de manera que puedas reconocer aquellas características que te resulten más representativas.
EL PERFIL:
Se entiende por "perfil" la descripción que se hace de un cargo y las característicaspersonales que debe tener quien ocupa ese cargo. Dentro de las características que debe poseer una persona para ocupar el cargo de secretario (a), al momento de ingresar a cualquier organización, destacan las siguientes:
Ser confiable, es decir, una persona que, considerando el conjunto de información que maneja, pueda discriminar la que es confidencial respecto de la publica, y sepa reconocer quiénesson los destinatarios de cada información.
Ser asertiva, lo cual significa decir lo adecuado, de la manera adecuada, el momento y lugar adecuado, y a la persona precisa.
Ser flexible, esto es, saber desempeñarse en distintos ámbitos haciendo buen manejo de diversas variables.
Ser organizada, que equivale a planificar de manera efectiva los diversos pasos y secuencias necesarios para cumplir suobjetivo.
EL FLUJO DE INFORMACIÓN
El secretario (a) es el principal encargado de que la comunicación entre las personas de su empresa fluya. Ella es, en este sentido, una facilitadora de la comunicación. Esto significa que no interpreta ni cambia la información, sino que la hace fluir entre los distintos agentes, de manera efectiva y confiable, a través de los distintos medios con que ellacuenta.

LA COORDINACIÓN DE AGENTES
Muy relacionado con el punto anterior, la coordinación de agentes se basa, principalmente, en un óptimo manejo del flujo de información. El secretario (a) es uno de los principales encargados de coordinar, a través de la información, las acciones de las diversas personas que se relacionan con ella, ya sea que éstas pertenezcan a un nivel superior, igual odependiente.
LAS RELACIONES COMUNICATIVAS.
Las más modernas teorías sobre la comunicación humana afirman que es imposible no comunicarse, ya que toda conducta que realicemos, cualquiera que ésta sea, siempre ser una comunicación. Esto significa que la definición de comunicación no está dada solamente por lo que decimos verbalmente, sino también por el modo como nos comportamos y la manera en que...