El Archivo

El archivo
¿Qué es el archivo?
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.Fundamentos de Archivo
Esos documentos de origen comercial así como la correspondencia y otros papeles de importancia, deben ser guardados en sitio seguro donde se garantice su conservación,rápida localización y fácil manejo; de manera que cuando se haga necesario referirse a ellos, puedan ser localizados con facilidad y prontitud.
La eficiencia en el manejo de estos documentos comercialesfacilita el éxito en los negocios. Por esta razón toda empresa crea sus propios mecanismos y sistema de registro y control de documentos, tomando en cuenta las técnicas de archivo.
Archivar es elprocedimiento de clasificar, organizar y guardar documentos en una forma sistemática, de tal modo que puedan ser encontrados sin demora cuando se necesiten

Importancia del Archivo
El archivo es devital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constanciasrecuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.

Con frecuencia es necesario referirse aoperaciones realizadas en el pasado sobre las cuales debe conservarse información en los archivos. Si hay un medio adecuado para ordenar y guardar dicha información, no será fácil, y a veces seráimposible, conseguirla en el momento preciso en que se necesita. Además, si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse o deteriorarse






Las funciones del Archivo
El archivo es unaempresa debe cumplir las siguientes funciones principales:
1. Reunir ordenadamente, según criterios establecidos, todos los documentos que circulan en la empresa;
2. Asegurar la perfecta...