El Archivo
Páginas: 5 (1092 palabras)
Publicado: 6 de agosto de 2015
Una de las tareas administrativas más frecuentes es la del manejo de gran cantidad de “papeles”. Es también tarea administrativa el archivo y registro de esos “papeles”.
En esta unidad brinda consejos para la creación y correcto funcionamiento de un archivo.
DEFINICIÓN DEL ARCHIVO
El archivo es el conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados. Muchas veces es ellugar donde se conservan todos estos documentos.
FINALIDAD
Dentro de la administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos.
Los OBJETIVOS de naturaleza legal hacen referencia a una serie de exigencias estipuladas por ley. Es decir, la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porqueasí lo establece la Ley.
Existen otros objetivos de carácter técnico que hacen referencia a la utilidad práctica del archivo; en otras palabras, las CARACTERÍSTICAS ESENCIALES que debe tener un archivo para que sea útil.
La acción de archivar implica llevar un orden
Archivar poner y guardar papeles o documentos en un archivo.
ARCHIVO CENTRALIZADO: Archivo localizado en un solo sitio.Implica que todos los documentos de la empresa están ubicados en un mismo lugar. Es decir, la empresa posee un único archivo y cuando alguien necesita algún documento debe acudir a éste.
El Sistema de Archivo empleado en la oficina, podemos encontrarnos con archivos horizontales, verticales y laterales.
El archivo de documentos.- almacena papeles y documentos en carpetas, cajas, ficheros,estanterías o armarios.
ARCHIVO MICROFILM.- El mecanismo consiste en fotografiar los documentos y reducirlos a un tamaño muy pequeño utilizando una microfilmadora. Así, éstos son guardados en rollos de película o transparencias. para su visualización se utilizan unos aparatos llamados visores que amplían el contenido de las microfichas y que permiten consultarlos.
EL ARCHIVO INFORMÁTICO OINFORMATIZADO supone la utilización de ordenadores como soporte para el almacenamiento de la información.
ARCHIVO ACTIVO.- Archivo al que se accede habitualmente. Diremos que un archivo es activo cuando los papeles o documentos en él almacenados son consultados o empleados con bastante frecuencia.
ARCHIVO SEMIACTIVO: Archivo al que se accede raramente, cuando la frecuencia de utilización oconsulta de los documentos en él guardados es pequeña.
Archivo inactivo: archivo considerado de interés histórico pero sin utilidad operativa.
El archivo inactivo es aquel que almacena documentos que poseen un carácter simplemente documental o histórico pero que no poseen utilidad operativa. Es decir, documentos que no suelen ser consultados.
REQUISITOS DEL ARCHIVO
Si queremos que el archivo quehemos creado sea útil, deberemos tener en cuenta una serie de requisitos.
El archivo debe ser de fácil utilización.
El archivo debe estar actualizado.
El archivo debe ser flexible.
El archivo no debe ocupar demasiado espacio ni suponer un elevado coste.
El archivo debe garantizar la seguridad y la conservación de los documentos en él guardados.
El archivo debe estar controlado.MECANIZACIÓN E INFORMATIZACIÓN
La aparición de nuevas tecnologías hace posible que el trabajo dentro de la empresa esté mecanizado y automatizado. A su vez, esta mecanización e informatización permite a la empresa obtener un ahorro considerable en tiempo y esfuerzos, así como conseguir un trabajo más eficiente.
A la hora de introducir la información puedes hacerlo mediante:
El teclado: Transcribiendo lainformación del documento original.
El escáner: Obteniendo una imagen del documento original y conservándola, o utilizar un programa informático que convierta la imagen en texto sin necesidad de transcribirlo y así conservarlo.
Reconocedores de la voz: Dictando el documento original al ordenador y este reconociéndolo y convirtiéndolo en texto sin necesidad de escribirlo.
Posteriormente, la...
Una de las tareas administrativas más frecuentes es la del manejo de gran cantidad de “papeles”. Es también tarea administrativa el archivo y registro de esos “papeles”.
En esta unidad brinda consejos para la creación y correcto funcionamiento de un archivo.
DEFINICIÓN DEL ARCHIVO
El archivo es el conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados. Muchas veces es ellugar donde se conservan todos estos documentos.
FINALIDAD
Dentro de la administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos.
Los OBJETIVOS de naturaleza legal hacen referencia a una serie de exigencias estipuladas por ley. Es decir, la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porqueasí lo establece la Ley.
Existen otros objetivos de carácter técnico que hacen referencia a la utilidad práctica del archivo; en otras palabras, las CARACTERÍSTICAS ESENCIALES que debe tener un archivo para que sea útil.
La acción de archivar implica llevar un orden
Archivar poner y guardar papeles o documentos en un archivo.
ARCHIVO CENTRALIZADO: Archivo localizado en un solo sitio.Implica que todos los documentos de la empresa están ubicados en un mismo lugar. Es decir, la empresa posee un único archivo y cuando alguien necesita algún documento debe acudir a éste.
El Sistema de Archivo empleado en la oficina, podemos encontrarnos con archivos horizontales, verticales y laterales.
El archivo de documentos.- almacena papeles y documentos en carpetas, cajas, ficheros,estanterías o armarios.
ARCHIVO MICROFILM.- El mecanismo consiste en fotografiar los documentos y reducirlos a un tamaño muy pequeño utilizando una microfilmadora. Así, éstos son guardados en rollos de película o transparencias. para su visualización se utilizan unos aparatos llamados visores que amplían el contenido de las microfichas y que permiten consultarlos.
EL ARCHIVO INFORMÁTICO OINFORMATIZADO supone la utilización de ordenadores como soporte para el almacenamiento de la información.
ARCHIVO ACTIVO.- Archivo al que se accede habitualmente. Diremos que un archivo es activo cuando los papeles o documentos en él almacenados son consultados o empleados con bastante frecuencia.
ARCHIVO SEMIACTIVO: Archivo al que se accede raramente, cuando la frecuencia de utilización oconsulta de los documentos en él guardados es pequeña.
Archivo inactivo: archivo considerado de interés histórico pero sin utilidad operativa.
El archivo inactivo es aquel que almacena documentos que poseen un carácter simplemente documental o histórico pero que no poseen utilidad operativa. Es decir, documentos que no suelen ser consultados.
REQUISITOS DEL ARCHIVO
Si queremos que el archivo quehemos creado sea útil, deberemos tener en cuenta una serie de requisitos.
El archivo debe ser de fácil utilización.
El archivo debe estar actualizado.
El archivo debe ser flexible.
El archivo no debe ocupar demasiado espacio ni suponer un elevado coste.
El archivo debe garantizar la seguridad y la conservación de los documentos en él guardados.
El archivo debe estar controlado.MECANIZACIÓN E INFORMATIZACIÓN
La aparición de nuevas tecnologías hace posible que el trabajo dentro de la empresa esté mecanizado y automatizado. A su vez, esta mecanización e informatización permite a la empresa obtener un ahorro considerable en tiempo y esfuerzos, así como conseguir un trabajo más eficiente.
A la hora de introducir la información puedes hacerlo mediante:
El teclado: Transcribiendo lainformación del documento original.
El escáner: Obteniendo una imagen del documento original y conservándola, o utilizar un programa informático que convierta la imagen en texto sin necesidad de transcribirlo y así conservarlo.
Reconocedores de la voz: Dictando el documento original al ordenador y este reconociéndolo y convirtiéndolo en texto sin necesidad de escribirlo.
Posteriormente, la...
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