El Archivo




















Datos:
Estudiante: Kristian Maduro.
C.I: 23.837.219.
Escuela: 71.
Sección: A.
Asignatura: Sistemas y procedimientos.
Profesor: Alfredo Stocco.
Introducción.






















1. Concepto de archivo:
Es un conjunto ordenado de documentos. Es definido también como el local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de larealización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
2.Importancia de archivo:
Los archivos son de gran importancia ya que recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:
Los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindiblespara la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad Nacional.
También son importantes porque nos sirven para:
Toma de decisiones.
Imagen confiable.
Respaldo legal.
Memoria Institucional.
Fuente Cultural.
Refleja Resultados.
Procedimientos Únicos.
Historia.
En este aspecto resultaapropiado mencionar también que un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Sin embargo su importancia es mucho más amplia, los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión,funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entreuno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.
Para la administración:
Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, paradeterminar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionariosque partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.
Para la investigación:
Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contieneninformación en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales,...