El auditor frente a la sistematización

DEFINICIONES

1. ¿Qué es un objetivo?

Ejemplos de objetivos. Un objetivo es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la realización de una sola operación, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una función completa o de todo el funcionamiento de la institución.

De la institución Operar con la máxima eficiencia

De la función “Administración
depersonal” Tener el personal más eficiente

Del procedimiento “Selección Encontrar al mejor candidato para cada
de personal” puesto vacante

De la Actividad “Examen médico” Seleccionar candidatos sanos

De la Operación “Tomar el pulso” Seleccionar candidatos sin deficiencias circulatorias

2. ¿Qué es una política?

01 Una política es una norma de carácter general que guía laactuación de los integrantes de la institución sobre una función determinada para alcanzar los objetivos.

Así, existen políticas comerciales, financieras, de personal, de producción, etc.

Ejemplos de políticas.

De personal:

Proporcionar adiestramiento intensivo a todos los empleados, en el trabajo que han de desempeñar.

Comercial:Proporcionar a los consumidores una combinación de precios, calidad, variedad y servicio, en forma eficiente y amable.

02 Una política es una guía básica para la acción; prescribe los límites generales
dentro de los cuales han de realizarse las actividades.

03 Las políticas sirven para: orientar a los subordinados, evitar consultas
frecuentes, uniformar el funcionamiento y trabajo enequipo.

3. ¿Qué es un procedimiento?

Un procedimiento o proceso, es la sucesión cronológica o secuencia de
operaciones concatenadas, y su método de ejecución, que realizadas por una o
varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una
función o un aspecto de ella.

Un procedimiento es una rutina de trabajo.

Se puede hablar de unprocedimiento de “manejo de correspondencia”, “compra
de equipo”, “selección de personal”, etc.

Qué: Planeación; Quién: Organización, Cuándo: Dirección, Cómo: Procedimiento.

4. ¿Qué es una actividad?

01 En un sentido genérico, actividad es un conjunto de actos, así se habla de
actividad administrativa en general, como el conjunto de actos administrativos que realiza unainstitución o parte de ella.

02 En un sentido más restringido, actividad es un sinónimo de labor. Cuando un
procedimiento puede subdividirse en varios grupos de operaciones afines y sucesivas, ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones constituyen una actividad o labor.

03 Generalmente se usa el término labor parareferirse a operaciones que realiza
una sola persona y actividad cuando se trata de operaciones de las que es responsable un departamento o unidad administrativa de varios miembros.

Dentro del procedimiento de “manejo de correspondencia” se realizan las actividades o labores de “engrapado”, “foliado”, “sellado”, “envase”, “franqueo” y “despacho”.

5. ¿Qué es una operación?01 Una operación es cada una de las acciones, físicas o mentales, pasos o
etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada.

02 La operación es la división mínima del trabajo administrativo.

03 Hasta que grado de detalle debe llegarse en la descripción y análisis de una
operación que depende del formato y del objeto deldiagrama así como del destino del manual de que se trata.

La actividad “engrapado” comprende las siguientes operaciones:

1. Tomar una engrapadora.
2. Juntar las hojas de que se compone una carta.
3. Colocarla dentro de la engrapadora en la posición en que deben quedar
unidas.
4. Presionar la engrapadora.

6. ¿Qué es un método?

Un método es la...