El Ciclo De Adquisición De Bienes y Pago

El Ciclo de Adquisición de Bienes y Pago

TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Las técnicas de control interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de prevención y de descubrimiento.

Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:• Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;

• Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos;

• Balanceo, transacción por transacción, en un sistema en línea;

• Verificación y validación (v.g., verificación a teclado o dígitos de verificación ) de los datos entrados en un sistema decomputadora;

• Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema;

• Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y

• Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.

Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos puedenincluirse:

• Conciliación de informes de balanceo por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentos originarios;

• Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;

• Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;

• Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( “era y es”) del archivo maestro;

• Auditoría interna;

• Comparacióncon planes y presupuestos de los resultados que se informan;

• En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los mayores auxiliares;

• Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y

• Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.

Caso de Aplicación:

El Ciclo de Adquisición y PagoEl ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:

 Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra
 Pago de adquisiciones
 Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó

Principales funciones típicas de compras

 Selección de proveedor
 Solicitar compras
 Comprar

Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunosdepartamentos o áreas funcionales tales como:

1. Recepción
2. Crédito y Cobranzas
3. Caja-Pagaduría
4. Contabilidad
5. Financiero
6. Contraloría
7. Compras

La función de Compras tiene como objetivos:

 Reducir el nivel de inventario
 Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
 Implantar control de calidad en las compras
 Establecer políticas de adquisición y licitación
Mantener registro de los productos

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
2. Total de compras/Número de compras
3. Porcentaje de compras rechazadas
4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
5. Inventario/Ventas
6. Costo promedio de Orden de compra
7. Tiempopromedio de entrega de pedidos
8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior

PRINCIPALES TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES

ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas

BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.
Pueden existir dostipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:

 Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores.
 Ubicación, control de calidad y custodia de los productos
 Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.

BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas...