El Ciclo de compras

El Ciclo de Adquisición y Pago

El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:
Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra
Pago de adquisiciones
Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó
Principales funciones típicas de compras
Selección de proveedor
Solicitar compras
Comprar
Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunosdepartamentos o áreas funcionales tales como:
1. Recepción
2. Crédito y Cobranzas
3. Caja-Pagaduría
4. Contabilidad
5. Financiero
6. Contraloría
7. Compras
La función de Compras tiene como objetivos:
Reducir el nivel de inventario
Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
Implantar control de calidad en las compras
Establecer políticas de adquisición y licitación
Mantener registro de losproductos
Los principales indicadores del Departamento de Compras son:
1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
2. Total de compras/Número de compras
3. Porcentaje de compras rechazadas
4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
5. Inventario/Ventas
6. Costo promedio de Orden de compra
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos
8.Número de orden por mes en comparación con el año anterior

EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
 Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
 Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza laprioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
 Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
 Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
 Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase deselección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
 Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
 Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes(contrato de compraventa o pedido en firme).
 Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utilizapara elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

PLANIFICACIÓN DE LASCOMPRAS
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:
Guías telefónicas, páginas web.
Organismos Oficiales.
Asociaciones empresariales y profesionales.
Prensa y revistas especializadas.
Ferias y exposiciones delsector.
Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:
Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.
Acudir a los...