El ciclo vital de los documentos.

El ciclo vital de los documentos y la gestión documental (record management): de la teoría de las fases del ciclo vital (records lifecycle) al concepto de continuidad de los documentos (record continuun concept). Las aportaciones de la archivística norteamericana y australiana.

Con esta última cuestión podríamos decir que completamos el círculo de la Archivística básica. Gracias a losconceptos anteriores hemos podido ver tanto los inicios como el desarrollo de la Archivística como corpus científico. Y, como toda ciencia, una vez basados sus principios y desarrollado su armazón teórico, es lógico que surjan diferentes interpretaciones ante distintos escenarios. Es esto lo que se encuentra dentro de todas estas palabras con difícil traducción al castellano, pues son propias de otraslatitudes.

En otro momento nos hemos referido a la necesidad de transparencia y de la Archivística como fuente de información. Pues bien, con el desarrollo de las sociedades modernas, alcanzar el éxito en ambos campos se complica sobremanera. Todo ello debido al creciente grado de actuación de las administraciones, a los nuevos procedimientos de producción y de reproducción de documentos y alritmo acelerado de las sociedades industriales. Se plantea un problema: la generación de ingentes masas documentales cuya conservación íntegra resulta imposible. Surge un dilema fundamental: esa fuente de información es absolutamente necesaria para el buen funcionamiento de las administraciones, quienes precisan técnicos capaces de poner orden en el caos y de hacer útil la documentación para lagestión diaria.

Estamos ante un nuevo escenario. Y la respuesta aparece en el “nuevo mundo”. La tradición archivística europea en general, con una administración más o menos estable e ininterrumpida desde la Edad Media que ha dado lugar a grandes fondos documentales, no contempla este problema como tal. Pero las necesidades y peculiaridades de una administración moderna, sin tradiciónadministrativa secular como la norteamericana se plantea la necesidad de dar respuesta a unos fondos documentales cualitativamente diferente a los europeos, no sólo por su antigüedad, sino también por los distintos usos administrativos.

Las necesidades informativas de las administraciones modernas implican el tratamiento adecuado de la documentación. Aparece como necesaria la acuñación de un nuevotérmino, el del ciclo vital de los documentos. Éste abarca desde su gestión en las oficinas hasta su conservación definitiva para la historia, con todos los paso intermedios. Esta doctrina archivística, cuyos orígenes deben situarse en la primera mitad del siglo, se aplicó particularmente en América y en algunos países europeos. El record management, que no tiene equivalente en otros idiomas, aunquepuede ser traducido como gestión de documentos administrativos, surgió ante la necesidad de responder a los complejos problemas planteados por la explosión de la masa documental contemporánea. Su campo de acción se sitúa en el nivel del establecimiento de normas, métodos y sistemas que rigen la vida de los documentos administrativos (records), durante su creación, su utilización su conservación o sueliminación definitiva.

Podemos fijar el origen de esta corriente en la Comisión Hoover, creada por el presidente Truman en 1947 para buscar una solución a la problemática planteada por la conservación de enormes masa de documentos generados en el país tras las Segunda Guerra Mundial. En 1956, se publica Modern Archives: Principles and Techniques, de T. R. Schellenberg, obra clásica de laArchivística moderna que incorpora por primera vez el principio del ciclo vital de los documentos como resultado de las experiencias de la Comisión Hoover de Estados Unidos, con amplia repercusión en todos los países de lengua inglesa y española.

Según este principio los documentos generados por una institución productora poseen su propio ciclo vital a semejanza de los organismos vivos pasando...