El congreso y su organizacion

Realizando un congreso
“Experiencias y pasos para hacer un congreso de diseño”

Eyra del Carmen Pérez Gil

Agosto del 2007

ÍNDICE

Introducción Capítulo I Antes del Congreso…
1. Selección del equipo de trabajo 2. Fechas, presidium y calendarización 3. Distribución del presupuesto 4. Selección de la temática y diseño de imagen 5. Búsqueda de patrocinadores 6. Cartas a ponentes 7.Difusión y facilidades de pago 8. Organización de logística y traducciones 9. Viáticos de ponentes 10. Paquetes de congresistas 11. Organización de brindis, fiestas y eventos recreativos. 12. Dudas y contacto continuo con los ponentes 13. Organización y logística de documentación 14. Revisión e impresiones finales 15. Aplicación de logística, montaje, recordatorios y otros detalles 16. Llegada deponentes

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Capítulo II Durante el Congreso…
1. Maestro de ceremonias y operativos 2. Registro 3. Atención a patrocinadores 4. Presidium 5. Tiempos y cambios de escenario 6. Uso de avisos e intermedios 7. Comidas y transportes 8. Brindis, fiestas y eventos culturales 9. Actividades recreativas externas

CapítuloIII Después del Congreso…
1. Relájate (sólo un poco) 2. Cuentas 3. Actividades recreativas y despedida de ponentes 4. Recopilación de la documentación (video, audio, fotografías, etc,) 5. Cartas de agradecimiento 6. Publicación 7. Archivo del Congreso

Anexos

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INTRODUCCIÓN
Hace aproximadamente un año,cuando aún era parte de la mesa directiva de diseño en la UDLA, se me encomendó una difícil tarea: organizar “Códice 6”, el Sexto Congreso Internacional de Diseño de Información. Cabe destacar que yo jamás me había involucrado en nada similar, por lo que mi experiencia dejaba mucho que desear. Asimismo, quienes me acompañaban en este proyecto eran tan hábiles como yo en este ámbito. Básicamente nosencontrábamos en ceros y sin la más remota idea de cómo empezar, así que hicimos lo que parecía ser más lógico: buscar ayuda. Indagamos en los viejos archivos de los congresos de diseño realizados con ayuda del departamento de diseño, creímos que encontraríamos algo que nos orientaría o que podría relatarnos los pasos que antiguos organizadores realizaron estando en la misma situación. Grande fuela sorpresa al ver que dichos archivos eran casi nulos y que a lo mucho sólo había un cartel y 3 volantes dentro de un viejo sobre amarillo con el título “Congresos de diseño” escrito con un plumón por “alguna secretaria” del departamento (quizá de nombre Charito para los que la hayan conocido, es sólo una suposición). Después de escarbar hasta debajo de las piedras encontramos algunas otrascosas, como cartas, más carteles y comprobantes que no nos decían gran cosa. De tal manera que hicimos lo que nos seguía pareciendo lógico: ¡buscar más ayuda! La antigua presidenta de la mesa directiva de diseño nos había dado algunos archivos de lo que en su momento utilizaron en Códice 5, sin embargo, el inicio seguía siendo incierto, la información que teníamos hasta el momento no nos sacaba de lasprimeras dudas: ¿Cómo empiezo?, ¿de qué se va a tratar semejante congreso?, ¿a quién traigo?, y lo peor… ¡¿con qué dinero?! Al final, uno de los profesores se compadeció y nos asesoró durante el largo trayecto que implicaba la planeación y realización de Códice 6. Uno siempre necesita ayuda, sobretodo cuando jamás hemos realizado nada semejante y nos encontramos divagando en el poco tiempo quetenemos para completarlo. Es por eso que decidí elaborar un pequeño manual para aquellos diseñadores (y no diseñadores) que se encuentran tan desubicados como yo. En este caso trataré específicamente la elaboración de un congreso internacional, es lo que hice y de lo que puedo hablar con lujo de detalle en aciertos y errores. Esta es tan sólo la primera parte de tres capítulos que compondrán este...