El congreso

Realizando un congreso
“Experiencias y pasos para hacer
un congreso de diseño”

Eyra del Carmen Pérez Gil

Agosto del 2007

ÍNDICE

Introducción
Capítulo I
Antes del Congreso…
1. Selección del equipo de trabajo
2. Fechas, presidium y calendarización
3. Distribución del presupuesto
4. Selección de la temática y diseño de imagen
5. Búsqueda de patrocinadores
6. Cartas a ponentes7. Difusión y facilidades de pago
8. Organización de logística y traducciones
9. Viáticos de ponentes
10. Paquetes de congresistas
11. Organización de brindis, fiestas y eventos recreativos.
12. Dudas y contacto continuo con los ponentes
13. Organización y logística de documentación
14. Revisión e impresiones finales
15. Aplicación de logística, montaje, recordatorios y otros detalles16. Llegada de ponentes

Eyra del Carmen Pérez Gil

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Capítulo II
Durante el Congreso…
1. Maestro de ceremonias y operativos
2. Registro
3. Atención a patrocinadores
4. Presidium
5. Tiempos y cambios de escenario
6. Uso de avisos e intermedios
7. Comidas y transportes
8. Brindis, fiestas y eventos culturales
9. Actividadesrecreativas externas

Capítulo III
Después del Congreso…
1. Relájate (sólo un poco)
2. Cuentas
3. Actividades recreativas y despedida de ponentes
4. Recopilación de la documentación (video, audio, fotografías, etc,)
5. Cartas de agradecimiento
6. Publicación
7. Archivo del Congreso

Anexos

Eyra del Carmen Pérez Gil

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Realizando un congreso

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www.udla-diseno.comINTRODUCCIÓN
Hace aproximadamente un año, cuando aún era parte de la mesa directiva de
diseño en la UDLA, se me encomendó una difícil tarea: organizar “Códice 6”, el
Sexto Congreso Internacional de Diseño de Información. Cabe destacar que yo
jamás me había involucrado en nada similar, por lo que mi experiencia dejaba
mucho que desear. Asimismo, quienes me acompañaban en este proyecto eran
tan hábilescomo yo en este ámbito. Básicamente nos encontrábamos en ceros
y sin la más remota idea de cómo empezar, así que hicimos lo que parecía ser
más lógico: buscar ayuda.
Indagamos en los viejos archivos de los congresos de diseño realizados con
ayuda del departamento de diseño, creímos que encontraríamos algo que nos
orientaría o que podría relatarnos los pasos que antiguos organizadoresrealizaron estando en la misma situación. Grande fue la sorpresa al ver que
dichos archivos eran casi nulos y que a lo mucho sólo había un cartel y 3
volantes dentro de un viejo sobre amarillo con el título “Congresos de diseño”
escrito con un plumón por “alguna secretaria” del departamento (quizá de
nombre Charito para los que la hayan conocido, es sólo una suposición).
Después de escarbar hastadebajo de las piedras encontramos algunas otras
cosas, como cartas, más carteles y comprobantes que no nos decían gran cosa.
De tal manera que hicimos lo que nos seguía pareciendo lógico: ¡buscar más
ayuda!
La antigua presidenta de la mesa directiva de diseño nos había dado algunos
archivos de lo que en su momento utilizaron en Códice 5, sin embargo, el inicio
seguía siendo incierto, lainformación que teníamos hasta el momento no nos
sacaba de las primeras dudas: ¿Cómo empiezo?, ¿de qué se va a tratar
semejante congreso?, ¿a quién traigo?, y lo peor… ¡¿con qué dinero?!
Al final, uno de los profesores se compadeció y nos asesoró durante el largo
trayecto que implicaba la planeación y realización de Códice 6. Uno siempre
necesita ayuda, sobretodo cuando jamás hemos realizado nadasemejante y nos
encontramos divagando en el poco tiempo que tenemos para completarlo. Es
por eso que decidí elaborar un pequeño manual para aquellos diseñadores (y no
diseñadores) que se encuentran tan desubicados como yo.
En este caso trataré específicamente la elaboración de un congreso
internacional, es lo que hice y de lo que puedo hablar con lujo de detalle en
aciertos y errores. Esta...