El Control Como Funcion Administrativa

EL CONTROL COMO FUNCION ADMINISTRATIVA
Por: Virgilio Ramón M.
DIRECTOR EJECUTIVO ASEM SOLUTIONS LTDA

1. CONCEPTO DE CONTROL
Generalmente hablando, controlar algo es influir en lo que sucede al objeto con el fin de obtener el
resultado deseado. Existen varios conceptos de control. Algunos interpretan el control como algo
que se reduce a verificar. Otros ensanchan el significado paraincluir aspectos preliminares
(planificación, programación) como una parte del control. Finalmente, otros juzgan el control y la
dirección como sinónimos, lo que implica dinamizarlo y enmarcarlo como una función del proceso
administrativo de la organización.
2. OBJETIVOS DEL CONTROL
Los objetivos primordiales del control son asegurar que la ejecución se ajuste al plan establecido,
coordinar laacción, reducir al mínimo el gasto y asegurar que los objetivos y las normas se
cumplan, de acuerdo a las disposiciones de los directivos, teniendo en cuenta los conceptos de
eficiencia, eficacia, competitividad y ventaja competitiva autosostenible (generación de valor); es
decir, el objetivo de control, debe tener como “telón de fondo” el concepto de CALIDAD .
De acuerdo con lo anterior elcontrol tienen que asumirse como una función dinámica, esto hace
suponer que su génesis es el plan, el cual se establece para satisfacer determinados objetivos. Si
el plan original es deficiente, lo más probable es que el control también lo sea, pero incluso un
buen plan no actúa por si solo, ni es garantía de buenos resultados. La actividad debe ser
controlada para asegurar estos resultados. Porejemplo, el gerente de la oficina de Organización y
Métodos de una empresa, tienen que presentar a la Gerencia un manual de funciones y para lo
cual elabora un plan, en donde se especifica cuál debe ser el contenido del manual, quién ha de
escribirlo, cuándo ha de hacerse, cómo hay que redactarlo. El director del trabajo puede haber
realizado los arreglos previos de la organización - asignacióndel personal calificado a las fases
específicas del plan, previsiones para las adecuadas condiciones y así sucesivamente - para
completar el proyecto. Pero esto no basta. A lo largo de las varias etapas del proyecto deberán
encontrarse controles complementarios o interinos, programas, dirección, comparaciones, acciones
correctivas, etc. El objetivo de estos controles es comprobar que laejecución se ajusta al plan
preconcebido.
Al introducir el concepto de calidad en el control, es necesario tener en cuenta criterios y
condiciones que contribuyen al logro de los objetivos empresariales. A continuación presentamos
algunos de ellos:
2.1. La acción se debe coordinar:
En cierto sentido la planificación y la organización fijan las condiciones adecuadas para la
coordinación. Un plan,sin embargo, coordina realmente las ideas, mediante la especificación de los
elementos necesarios para conseguir algún objetivo. La estructura de la organización, coordina las
condiciones que aseguran que los elementos necesarios para completar el proyecto se encuentran
presentes. El control coordina la ejecución - la fase de realización - del proyecto, que es en última
instancia, lo que lagerencia debe buscar; pues, como se dice en términos coloquiales “lo que
cuenta y suma son los resultados obtenidos, pero que estos contribuyan realmente a introducir
cambios que mejoren la situación inicial”.
2.2. Se debe buscar reducir al máximo la acción que no genere valor agregado:
“EL CONTROL COMO FUNCION ADMINISTRATIVA”
“SOLUCIONES PARA QUE NUESTROS CLIENTES GENEREN VALOR”
PAG. No. 1Mediante la supervisión y dirección, la alta gerencia puede reducir la acción inefectiva y, en
consecuencia, el derroche (entendido como el uso ineficiente de los recursos). Por ejemplo, el jefe,
antes de firmar una carta la lee para comprobar, con seguridad, que todo el contenido es correcto y
que no hay errores. Un auxiliar de oficina revisa los archivos para asegurarse de que las copias...