El Control Interno En El Ciclo De Compras

EL CONTROL INTERNO EN EL CICLO DE COMPRAS

CONCEPTO
Es un plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operación de adquisición o compra.

PRINCIPIOS
1. Separación de funciones de adquisición, pago y registro de compras.2. Ninguna persona que interviene en compras debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados que intervienen en compras será de completo y no de revisión.
4. La función de registro de operaciones de compras será exclusivamente del departamento de contabilidad.

OBJETIVOS
1. Prevenir fraudes en compras por favoritismo,confabulación, etc.
2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.
3. Obtener información segura, oportuna y confiable de compras.
4. Promover la eficiencia del personal de compras.

BASES DEL CONTROL INTERNO

* Representación del ciclo de compras.

ANALISIS DE LA SOLICITUD DE COMPRA

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismoencargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto.
El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes
del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, lassolicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes decompras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

INVESTIGACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Estainvestigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre,dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.
Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.
Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de losabastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre losposibles proveedores.

En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.
La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las...