El control

Cuarta Función Administrativa: El Control

1. Características del Control:
Se reconocen una serie de características generales que debe poseer el control, tales como:
• Integral: Asume una perspectiva integral de la organización, contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma.
• Periódico: Sigue un esquema y unasecuencia predeterminada.
• Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la función u objetivos de cada unidad.
• Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.
• Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados.
• Adecuado: El controldebe ser acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterios más idóneos.
• Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte de ella.
• Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más que a coaccionar.
• Servir de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia en la empresa.
• Flexible:Fácilmente modificable con capacidad de cambio.

2. Técnicas de Control:
Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
• Contabilidad
• Auditoria
• Presupuestos
• Reportes, informes
• Formas
• Archivos (memorias de expedientes)
• Computarizados
• Mecanizados
• Gráficas y diagramas
• Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
• Procedimiento hombremaquina, mano izquierda, mano derecha etc.
• Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
• Métodos cuantitativos
• Redes
• Modelos matemáticos
• Investigación de operaciones
• Estadística
• Cálculos probabilísticas
A continuación describiremos algunas de ellas:
Reportes e Informes:
Se clasifican en:
Informes de control que se utilizan para el control directo de lasoperaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.
Para diseñar un informe se considera:
Unidad del tema
• Concentración sobre las acepciones
• Claridad y concisión
• Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales
• Equilibrio entre la uniformada y la variedad
• Frecuencia de los reportes
• Evaluaciónde la información
Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relación que deben aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin.
Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que consisten enrepresentar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella. Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de dichas actividades.
Las Técnicas de TrayectoriaCrítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades).
Auditorias: El término auditoria va ligadoa la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las externas y las internas.
3. El Control y el Proceso Administrativo:
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño...