EL CORREO

El correo electrónico:
Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes así también archivos rápidamente; El correo nos permite conectarnos con otras personas de forma planificada. Con el correo electrónico podemos comunicar nos con otras personas sin interrumpir ninguna actividad de la persona que le recibe, y este puede contestar cuando tenga oportunidad, muy útilcon personas que viven en otras franjas horarias.
Al llevar esta herramienta al marco del trabajo se convierte en una utilidad poderosa si está bien empleada. Es una herramienta muy fácil de utilizar, pero en muchas empresas no se siguen directrices elementales o algunas normas de etiqueta. Es muy importante no mezclar conceptos: el correo que escribes a tu amigo generalmente no se debe parecer alcorreo que escribes a un cliente. Por eso, no está mal repasar algunos conceptos básicos:
• El correo electrónico tiene unos destinatarios, éstos son los auténticos receptores del mensaje, y se ponen en el “Para“. Las personas que van en “Cc” (Copia carbón) son personas a las que mantenemos al tanto de lo que estamos tratando, pero no están obligadas ni a contestar al correo ni a suponer quetienen que realizar ninguna acción al respecto. En este sentido sorprende la confusión que existe al respecto y muchas veces surgen malentendidos por este mismo hecho.
• Ojo con el campo “Cco” (Copia carbón oculta) que puede jugar malas pasadas. Aunque sean personas ocultas que reciben información, pueden responder a tu correo a todo el mundo y entonces se descubre que estaban en copia oculta, conlo cual dejamos expuesto al remitente del correo original.
• El correo electrónico tiene un asunto. Este campo es de vital importancia saber rellenarlo correctamente. Es un campo útil, pues permite filtrar a quien recibe el correo si el mensaje tiene importancia o no, si es urgente o no (aunque existe otro campo para este propósito) y permite indexar y realizar búsquedas. Es realmente tristerecibir correos electrónicos en el trabajo con este campo vacío.
• Siempre debemos considerar cuándo se debe mandar un correo electrónico y cuándo no. Que sea “gratis” no significa que el tiempo de los demás sea infinito.
- Un correo electrónico en el trabajo no deja de ser una herramienta más, por eso el cuerpo del mensaje debe cumplir una serie de formalismos:
- El mensaje debe contener un saludo.No tiene porque ser extremadamente formal, pero debe comenzar con un saludo. Muchas veces un simple “Buenos días” u “Hola” bastan, sobre todo si se conoce a la persona. Si no se conoce a la persona entonces es mejor elegir una fórmula de cortesía (Estimado Sr/Sra X, etc.).
- El mensaje debe contener una frase de despedida. Para el 90% de los casos vale “Un saludo” o “Saludos”, pero si el correoes más formal se debe optar por una fórmula de cortesía (“Atentamente”, “Cordialmente”, etc.).
- Es importante no olvidar tener una firma al final del mensaje donde aparezcan:
1. Nombre y apellidos
2. Teléfono/s de contacto
3. Dirección de correo electrónico (sí, aunque sea redundante)
4. Dirección postal
5. Nombre de la empresa y si es posible el logo
6. Opcionalmente se puede poner elcargo y/o el departamento
• No hay que confundir un correo electrónico con un sistema de mensajería instantánea.
Existen muchas normas de etiqueta que se deben cumplir. Lo que sí que es importante es que si de cara al trabajo del día a día entre el equipo se deberían respetar estas convenciones, de cara al resto de la empresa y especialmente de cara al exterior (clientes, partners, etc.) esfundamental y no admite excusa. Hay que saber modular y tratar correctamente con quién te estás comunicando.
Todo lo que se envía en un correo electrónico queda registrado. Una vez que has hecho clic sobre el botón de “enviar” no puedes echarte atrás. No menos importante y fuera de tu control, es que un correo electrónico que has enviado se puede reenviar a otros destinatarios sin tu conocimiento y...