El Departamento de Cuentas por Pagar de Ford®

Presionada por la fuerte competencia japonesa, la gigantesca Ford Motors Company tenía un serio problema: tenía mucha grasa que cortar. En su departamento de cuentas por pagar (DCP), cerca dequinientos empleados se involucran con un mar de papeles para solucionar problemas y pagar a los proveedores. Un total de 14 puntos de una variedad de fuentes (registro de recepción, órdenes de compra,facturas, etcétera) deberían conferirse y coincidir entre sí. Un simple retraso de cualquier documento significaba horas y horas para encontrar la información correcta, retrasos en los pagos yproveedores molestos. El proceso era convencional. El departamento de compras (DC) enviaba un pedido de compra (PC) al proveedor, con copia al DCP, cuando el material que enviaba el proveedor llegaba a larecepción de Ford® un empleado llenaba el formulario describiendo el material recibido y lo enviaba al DCP. Mientras tanto, el proveedor al DCP la factura correspondiente. A partir de entonces, el DCPtenía que conciliar tres documentos: el PC, el formulario de recepción y la factura del proveedor. En 80% de los casos la conciliación era posible y el DCP emitía el pago al proveedor. Pero en 20% delos casos proporcionaban verdaderamente confusión que tomaba el tiempo de todos. La Ford® decidió implementar un sofisticado y caro sistema computarizado para agilizar el proceso y obtuvo unareducción de 20% en el personal. La euforia duró hasta que los administradores de Ford® visitaron Mazda® jamponesa, de la cual Ford® estaba adquiriendo parte del capital. Impresionante: Mazda® teníaúnicamente 5 empleados en el departamento de cuentas por pagar. Todo en ese lugar fluía tranquilamente. Ford® decidió entonces hacer una reingeniería de todo el proceso de pagos a los proveedores. Con lareingeniería todo cambio. La factura de los tres documentos se eliminaron, el papeleo se sustituyo por un proceso ágil, simple y rápido en que la verificación y el control se hacen directamente en la...