El Departamento De Economato

EL DEPARTAMENTO DE ECONOMATO

Es el lugar o departamento destinado al almacenamiento, conservación y control de las materias primas o productos alimenticios que, una vez decepcionados a los proveedores, constituyen el stock permanente y que, a medida que se consumen en el proceso productivo, dan origen a su reposición Productos no perecederos (Control y bodega, reposición almacén y existencias)El economato distribuye las existencias a: cocina, cafetería, pisos, bar, servicios técnicos, animación, etc.
Es el almacén general del hotel, en este departamento se realizan todos los pedidos a los proveedores, se reciben todas las mercancías compradas por el hotel y desde el mismo se distribuyen a los demás departamentos.
Las existencias se almacenan en el economato hasta que algúndepartamento las reclama. El economato nunca consume nada.
El economato distribuye las existencias a:
• Cocina
• cafetería
• pisos, bar
• servicios técnicos
• animación, etc.
Una vez hecho el pedido realizaremos una ficha de proveedor (si es la primera vez que trabaja con nosotros) y una ficha de productos (si es la primera vez que los pedimos).
La ficha de productos es la siguiente:
Esta fichanos servirá para saber cuántas unidades de este producto tenemos en el economato. En la ficha observamos que en principio describimos el producto y el coste inicial. A modo de base de datos encontramos primeramente las fechas en que se realizan los diferentes movimientos de los productos. Seguidamente aparece el número de albarán y la persona o departamento que ha utilizado el producto. Es decir,a partir de este punto registramos las entradas y salidas de las unidades del producto calculando cada vez el total de productos que tenemos. Es imposible que el saldo nos dé alguna vez negativo, ya que no podemos dar lo que no tenemos.

La siguiente ficha es la ficha que hacemos para los proveedores.
En esta ficha registramos el nombre del proveedor. También le asignamos un número de códigopara así tener mas fácil acceso a su ficha. A modo de base de datos primeramente aparece la fecha en que se realizan los diferentes movimientos. Seguidamente aparece el concepto del movimiento. En este caso es el número de la factura; seguido de la cantidad que debemos a nuestro proveedor.
Cuando recibimos el pedido, y una vez comprobada la mercancía, lo que no solemos hacer es pagarleinmediatamente al proveedor. El proveedor, en este caso un encargado, nos entrega un albarán.
Aquí presentamos algunos ejemplos:
En el albarán aparece a modo de sello el nombre de nuestro proveedor. En un lado de este aparece a quien va destinada la mercancía. En este caso a nuestro hotel. Su sistema de base de datos funciona con un código de cliente, la fecha de entrega, el tipo de documento(albarán), el número de albarán. A modo de base de datos encontramos: las unidades y el producto que nos entrega, así como el precio por unidad y el precio total y el tipo de IVA que aplica.
El encargado del economato da su conformidad aplicando su firma sobre el albarán, del que nosotros nos quedamos una copia.
También puede darse el caso que una vez dada la conformidad del pedido nos encontremos conalgunos productos en mal estado. En este caso se los devolveremos al proveedor y este nos emitirá un bono en contra, es decir un bono negativo, como vemos en el ejemplo.
Una vez han entrado definitivamente los productos en el economato, y tras haberlo comunicado al departamento comercial, haremos las correspondientes anotaciones en las diferentes fichas que hemos fabricado.
En la ficha de productoanotaremos la fecha de entrada del mismo, así como el número de unidades que han entrado.
Al final del ejercicio, y cuando ha nuestro proveedor le viene bien, normalmente a final de mes, no envía el total de albaranes en una sola factura. El total es lo que le debemos al proveedor. En este caso aparece la forma de pago que es a través de pagare. Al lado aparece la fecha de vencimiento. Debemos...