El Derecho Y Los Archivos

NOMBRE: LIGIA STELLA BELLO SAAVEDRA
FECHA: SEPTIEMBRE 15 DE 2012
ACTIVIDAD: SEMANA 6
TEMA: EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS

2.- Analiza y toma nota de los aspectos más relevantes del acuerdo 060 (30 de octubre de 2001) del consejo directivo del archivo general de la nación de Colombia, por el cual se establecen pautas para la administración de las Comunicaciones oficiales en las entidadespúblicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Este será el marco de referencia para el desarrollo del tema siguiente: Recibo y Despacho de Documentos.
Las entidades hoy en día se han dado cuenta de la importancia del ajuste a las normas y más en cuanto a la organización y aplicación de procedimientos técnicos y físicos del manejo de los documentos. Los entes se han dado cuenta que lascomunicaciones oficiales en una entidad son de vital importancia ya que estas ayudan a administrar de manera centralizada y normalizadas aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas y recibidas de manera ágil y oportuna, como parte integral del proceso de gestión documental. Hoy en las entidades tienen organismos de control y capacitación, la cual busca ampliar el usode las tecnologías de la información como medio competente para el sector productivo, siendo así más práctica y ágil al momento de consultar la información. La unidad de correspondencia es quien gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones ayudando así a que el programa de gestión documental se lleve a cabo pero nodejando de lado los diferentes programas de conservación que se deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en las diferentes fases del ciclo vital del documento.
En el acuerdo podemos evidenciar que conforme a las necesidades de la organización se crean las unidades de correspondencia ya sea por regionales o por sucursales en la misma ciudad, la entidad es quiendeterminara de la mano con aquellas necesidades como funcionara la recepción de las comunicaciones oficiales dando como resultado un control para cada entidad, para que esto se cumpla con éxito se requiere una persona capacitada en el tema quien es la que se encargara en recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial mediante la utilización de los de loselementos necesarios o las herramientas informáticas que ameriten.
Para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública. Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones delArchivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico. Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del ArchivoGeneral de la Nación. Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar lacompetitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2001
Además muchas organizaciones no prestan atención en las comunicaciones de la entidad ya que ellos piensan que no es importante ni provechoso para su empresa, pero no se dan cuenta que las comunicaciones oficiales en...