El efectivo

El efectivo: Es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en cualquier momento, tal como, monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y otros. Es una cuenta real del balance general, que va ubicado dentro del activo circulante disponible y tiene saldo deudor, con el efectivo se suele crear diferentes tipos de fondos, pero que solo hablaremos del fondo de caja chica.

Importanciadel Efectivo: El efectivo es un activo de gran importancia para la empresa, porque con el se puede cancelar todas las facturas por compras o gastos que se realicen.

Caja: La cuenta caja es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresó a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dándose un cargo, y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando sondepositados en el banco o cuando se cancela una factura. Es una cuenta real del balance general que va ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene saldo deudor.

Caja Chica: Es una cuenta que crea la empresa a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero ene efectivo, cuyo objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, esdecir que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el limite en base al cual se va a realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el Balance General dentro del Activo circulante. El monto de caja chica sólo sufrirá una variación cuando éste sea aumentado o disminuido o se decidaeliminarlo.

Uso de los fondos de Caja Chica.

1.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante

2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual osuperior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

4 Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentosdebidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara conel fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.

7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimientoque origina el fondo fijo.

Reembolso de la Caja Chica.

1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación sustentadora debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser interior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02...