El Efectivo

Según Rodríguez (2004): “Es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento determinado, tal como monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y otros”. (p.17)
Según Brito (2004): “Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción”.(p.265)
Como podemos observar el efectivo, es el más líquido de los activos, constituye el medio tradicional de intercambio de la empresa, y es la base para evaluar y contabilizar todo lo demás. Para considerarse como tal, el efectivo debe ser propiedad de la empresa y estar disponible para su uso inmediato, ó casi inmediato.
El efectivo como activo de mayor liquidez, debe ubicarse en el BalanceGeneral, en el rubro del Activo Circulante, sub-clasificado en el Disponible. A continuación, podemos ilustrarlo:
Caja Principal
Disponible Caja Chica
Bancos
Activo Circulante Exigible
Realizable
Pre pagado
Importancia.
Como medio de intercambio, la regulardisponibilidad del efectivo en la empresa es fundamental para cancelar las compras de materias primas, suministros, repuestos y servicios que requiere el normal funcionamiento de la misma. Además, el efectivo se utiliza para cumplir con los compromisos de sueldos y compromisos contractuales con los trabajadores de la organización.
Así mismo, el efectivo es el principal elemento del capital de trabajo de laempresa, y por lo tanto el activo más utilizado en el análisis financiero, flujo de efectivo y elaboración de presupuestos. También es el activo que mayor relación guarda con la liquidez, indicador de la posibilidad que tiene una empresa de cumplir o no con sus obligaciones a su vencimiento.
Partidas que lo conforman.
El Efectivo en Caja: Monedas y billetes emitidos por el Banco Central, monedasy billetes de otras naciones (divisas), cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar, cheques de gerencia, documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como giros bancarios.
El Efectivo en Bancos: Cuentas bancarias en bancos nacionales, cuentas en moneda extranjera depositadas en bancos en el exterior(previamente traducidas a moneda nacional al tipo de cambio que en ese momento exista).
También existen algunas partidas no consideradas como efectivo, como los cheques con fecha adelantadas, cheques devueltos por falta de fondos, vales de caja por adelantos a empleados, depósitos con ciertas restricciones (cumplimiento de contratos, decisiones judiciales), depósitos para la creación de fondos(pensiones o jubilaciones).
Control interno del efectivo.
Tenemos según Whittington y Pany (2004):
* No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin.
* Separar el manejo del efectivo y la responsabilidad de llevar los registros correspondientes.
* Centralizar la recepción del efectivo en la medida que lo permita la eficiencia.
* Depositar diariamente losingresos en efectivo.
* Hacer todos los desembolsos por cheques o medios electrónicos exceptuados los gastos pequeños que se hacen con la caja chica.
* Ordenar que las conciliaciones bancarias sean preparadas por empleados que no se encarguen de emitir cheques ni de caja, y un funcionario apropiado debería revisar de inmediato la conciliación ya terminada.
* Pronosticar las entradas ysalidas de efectivo e investigar las variaciones respecto a las cantidades pronosticadas. (p.338)
La Caja General.
Según Brito (2004): “Es la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra, sale o permanece dentro de las instalaciones de la empresa” (p.268).
Según Catacora (1998) “La cuenta de caja está constituida por el dinero o numerario en existencia que se recibe o se...