El enfoque de la clasificación procesal-funcional en la gestión documental normalizada. El caso del proceso de servicios técnicos del hotel NH Parque Central

Título: El enfoque de la clasificación procesal-funcional en la gestión documental
normalizada. El caso del proceso de servicios técnicos del hotel NH Parque Central
Autoras: Karen Llanes Piñera.
Dra. Mayra Mena Mugica.
Resumen
Se expone la necesidad de someter a revisión el sistema de gestión documental de
cualquier organización ante un proceso de cambio. Se elabora una propuesta para laidentificación de los tipos documentales del proceso Servicios Técnicos del hotel NH
Parque Central, a partir de la aplicación del enfoque funcional presente en la filosofía de
la Norma ISO 15489 para la normalización de la gestión documental. Se hace una
propuesta para el proceso Servicios Técnicos y sus correspondientes tipos
documentales aplicable a todos los hoteles del Ministerio deTurismo de Cuba. Se
manifiesta la utilidad de la metodología DIRKS para la elaboración de redes de
procesos para organizaciones que compartan un mismo entorno legal y/o de negocios.
Palabras clave: Gestión de información, Gestión documental, normalización, ISO
15489, enfoque de procesos, enfoque funcional
Abstract:
In this project is stated the documental archiving management needs in any facingchanges enterprise. From it is elaborated a proposal in order to identify the different kind
of documents linked to the technical services on the NH PARQUE CENTRAL, starting
from the appliance of a functional approach as in the ISO15489 for the normalization of
the document management. There is also a proposal for the technical service process
and its different documents applicable to all thehotels of Cuba´s Tourism Ministry. It is
manifested the usefulness of the DIRKS methodology in order to elaborate a process
net for enterprises sharing the same legal or businesses environment.

Key words: Information mangement, records management, normalization, ISO 15489,
functional approach, process approach
Introducción:
Ninguna organización puede asegurar un adecuado funcionamientosin un sistema de
gestión documental que mediatice dichas acciones y al mismo tiempo constituya una
herramienta articuladora de constructos (documentos de archivo) que funcionen como
evidencia veraz de sus actos o transacciones (ISO 15489-1 Generalidades, 2001). Si
bien es clave que una organización, sea cual fuere su naturaleza, pueda aprender de si
misma, también es imprescindible que generey disponga, en todo momento, de
información que pueda ser considerada evidencia veraz, confiable y auténtica de sus
acciones.
El mundo es un ente en constante cambio y transformación y precisamente en la base
del cambio están las contradicciones que generan el desarrollo de la sociedad. En
consecuencia Senge (2000) considera que entender el cambio supone comprender los
procesos impulsoresde crecimiento, así como averiguar qué se necesita para
catalizarlos y asumir o superar los obstáculos que impiden generarlo. Las
organizaciones constituyen los motores ejecutores de dichos cambios por lo que si la
gestión documental es el reflejo y la evidencia del accionar de la organización, un
cambio en el contexto organizacional impone la necesidad de revisar su sistema de
gestióndocumental, de lo contrario no se podría asegurar que los documentos
resultantes del registro de las actuaciones organizacionales, y por ende la información
contenida en los mismos, continúa siendo confiable y auténtica.
Consecuentemente el cambio al que se enfrenta una organización puede traer consigo
tanto remodelaciones en sus procesos, funciones, actividades y tareas, como el
mantenimiento desus funciones originales con una mayor complejidad del conjunto de
actividades y tareas para realizar las mismas funciones. Las organizaciones son
organismos sistémicos por lo que si bien por holística el cambio afecta a todos sus
componentes, no todos se ven alterados de la misma forma. Aquellos procesos cuyo
alcance de actuación esté presente en todos los componentes del sistema requerirán...