El folklore literario

Anteproyecto

Departamento de Archivo
IDEA

En este anteproyecto se desarrollan los procedimientos que son requeridos por parte del departamento de Archivo adscrito a la Coordinación de Administración y Finanzas del Instituto del Deportes del estado Anzoátegui, para brindar el adecuado servicio de preservación y/o conservación, custodia, organización, valorización, selección, desincorporación y transferencias de documentos que se deriva del desarrollo de sus actividades o de la prestación de su servicio público por organizaciones públicas, no estadales y entidades privadas.
El Departamento de Archivo del Instituto del estado Anzoátegui, tiene como objetivo principal, conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna de forma tal que searecuperable para uso del Instituto de Deportes del estad Anzoátegui (IDEA), en servicio de los particulares y como fuente de la historia. De Igual forma supervisa y actualiza los procedimientos de organización y conservación de los documentos para permitir su pronta localización, con la finalidad de proporcionar un servicio de calidad.
Este departamento tiene por finalidad, valorar, seleccionar,desincorporar y transferir a los archivos intermedios, al archivo del estado Anzoátegui, o al archivo general de la Nación, según sea el caso, los documentos expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.
Queremos destacar en este anteproyecto, algunas de las funciones que se realizan en el departamento:
* Supervisar el registro, laclasificación e integración a expedientes enviados por los diferentes departamentos de la institución.
* Aplicar los lineamientos generales y buscar estrategias adecuadas para la organización y conservación del archivo.
* Organizar y supervisar cursos de actualización de acuerdo a los nuevos reglamentos de archivos, en coordinación con el personal de Archivo General del estado.
*Supervisar la elaboración y el envió de Hojas de Servicios del personal adscrito al instituto.
* Verificar que se devuelvan a tiempo y forma los expedientes solicitados por los diferentes departamentos de la institución.
* Supervisar la creación y actualización de archivos, manuales de organización y procedimientos, plan e informe de actividades e información que requiera la institución.
*Proporcionar información que soliciten los diferentes departamentos, con previa autorización de la Coordinación Administrativa del instituto.
* Informar las actividades, incidencias y el cumplimiento de las funciones del personal del departamento a la Coordinación Administrativa, específicamente a la Unidad de Personal.
* Atender necesidades y solucionar problemas específicos delDepartamento de archivo y demás funciones que indique la Dirección General y Coordinación Administrativa del la institución.

Asimismo, presentamos a continuación Propuesta, para la mejora de nuestro departamento:
Actualmente el departamento cuenta con el siguiente personal:
01 Supervisora
02 Archivista
01 Secretaria
Requerimos una asistente 01 Asistente, para complementar el equipo de trabajo.
Deigual manera, es de suma importancia ubicarnos en un espacio físico adecuado para mejorar la organización, clasificación de documentos por departamento.

A continuación describimos, Funciones, de cada una de los trabajadores que laboran en este departamento:

SUPERVISOR DE ARCHIVO
* Dirige, coordina y supervisa las actividades técnicas y administrativas del archivo a su cargo o de lasunidades que integran un archivo general.
* Supervisa la elaboración de los instrumentos técnicos a utilizarse: manuales, código, formularios e instructivos.
* Establecer los mecanismos necesarios para la custodia, conservación resguardo y difusión del archivo documental e histórico.
* Recomienda las normas a seguir en la elaboración de los instrumentos técnicos a utilizarse en el...