El Informe De Auditoría De Una Sola Página

EL INFORME DE AUDITORÍA DE UNA SOLA PÁGINA
La virtud del informe de auditoría breve está viva, bien próspera en USF&G.
Por: Francis W. Bogger y Alfred Michenzi [1]
Artículo publicado en EL AUDITOR INTERNO Nº 81 – Octubre de 2008
Al igual que muchos departamentos de auditoría interna, antes en USF&G emitíamos informes de auditoría extensos. Nuestro informe promedio era de 15 páginas yunos pocos excedían las 30 páginas. En 1987 un informe tuvo ¡95 páginas! A pesar de todo el tiempo y energía que gastábamos en escribir y editar, nunca recibíamos mucha información de la Gerencia General con respecto al impacto de nuestros informes de auditoría. En 1990 se nombró un nuevo Presidente en USF&C, quien reestructuró y reenfocó las energías de nuestras compañía. En estas épocasagitadas, se mostró interesado en nuestro trabajo pero admitió que no tenía tiempo para leer nuestros verborrágicos informes. Nos desafió para que encontráramos una forma más simple de comunicar los resultados de nuestros trabajos de auditoría. “La calidad de la información a la Dirección puede determinar en forma significativa la eficiencia de nuestra toma de decisiones”, nos dijo. “Cuanto másconcisos y orientados a temas puntuales sean los reportes, mayor será la velocidad para comprender la situación, tomar decisiones y actuar”.
Nuestro departamento de auditoría se tomó a pecho la afirmación del Presidente y desarrolló un informe de auditoría de una sola página para cumplir con su desafío. Este informe ha aumentado la eficiencia de nuestro departamento, ha mejorado la satisfacción delcliente con respecto a nuestro trabajo y ha permitido una comunicación fluida con la gerencia de nivel senior.
Un momento para cambiar
Como parte de la contribución de auditoría interna al proceso de reestructuración de la Dirección, nosotros autoevaluamos nuestra efectividad y eficiencia para servir a nuestros clientes. El tema surgió de inmediato repitió las palabras de nuestro Presidente –la documentación y distribución de los informes de auditoría y de las observaciones de auditoría no satisfacía las necesidades de nuestros clientes. Anteriormente, el mal encaminado objetivo de nuestro informe de auditoría era crear un documento final inclusivo que tuviera sentido para todos los usuarios, desde el nivel operativo hasta el Presidente. Redactábamos largos párrafos que detallaban elanálisis de las observaciones de auditoría. A consecuencia de esto, completar y distribuir el informe final generalmente llevaba varios meses. Desgraciadamente, el informe a menudo tenía fecha y su utilidad era limitada en el momento en que eventualmente se emitía.
Vimos que las preocupaciones del Presidente se basaban en el nivel general del riesgo del negocio dentro de la organización yverificar si el grado de riesgo era satisfactorio, si necesitaba mejorar o era insatisfactorio. Todo lo que necesitaba era un informe compacto, de una página, que identificara los temas, sugiriera soluciones y que le robara muy poco de su tiempo.
Por el otro lado, nuestro personal operativo necesitaba que le comunicáramos con más anticipación las observaciones de auditoría. Admitimos que necesitábamosun mecanismo de información breve al personal operativo y al mismo tiempo que sirviera como un medio de comunicación conciso para la Dirección. Nuestra solución para este dilema fue desarrollar una serie de informes de una página.
Informe de Una Página
Nuestro procedimiento de información de una página consiste en tres partes separadas, que satisfacen distintos objetivos de comunicación.
ElInforme de Auditoría de Una Página proporciona a la Dirección un resumen de los puntos clave de las observaciones y recomendaciones de auditoría; el Plan de Acción Correctiva enfoca la necesidad de brindar a la gerencia operativa información rápida y el Informe de Proyectos especiales permite que la Dirección conozca los proyectos especiales que estamos realizando para ayudar a mejorar el...