El informe

EL INFORME

En el breve espacio de la presente unidad sólo es posible proporcionar nociones fundamentales (casi esquemáticas) sobre el informe, sus diversos tipos y la mejor manera de estructurarlos y redactarlos. Comenzaremos por definir el concepto.
Definición:
El informe es una comunicación, cuyo objetivo es, precisamente el de informar de la manera más objetiva posible a un destinatariodeterminado, sobre un asunto, situación, problema o proceso específico. La información consiste en una serie de datos y debe ser refrendada por documentos e ilustrada por los más variados materiales de apoyo: cuadros estadísticos, gráficos, fotos, dibujos, mapas, planos, etc.
Utilidad del informe
Los informes son documentos sumamente útiles, incluso indispensables, en toda empresa, porque:
a)Mantienen informados a todos los estamentos de una empresa: propietarios, socios, directivos y personal en general. En efecto, una empresa no puede ser eficiente, si no está bien informada, debiendo la comunicación ser fluida y periódica, tanto verticalmente de subalternos a superiores y viceversa; como horizontalmente, entre un funcionario y otro.
Ejemplos: Es indispensable conocer periódicamentela cantidad de repuestos que existen en bodega, para poder hacer con tiempo las adquisiciones correspondientes.
b) Son antecedentes indispensables para la toma de decisiones.
Ejemplo: Si un informe bien documentado prueba, que una determinada maquinaria está obsoleta y que existe una tecnología mejor a precio razonable, la gerencia de la empresa puede decidir la adquisición del nuevoequipamiento.
c) Tipos de informes
Dicha comunicación puede hacerse excepcionalmente de manera oral, pero lo más a menudo se hace por escrito, porque es obvio que en esa forma da más garantías. El informe, además, puede hacerse de manera espontánea, cuando el propio funcionario decide informar a su superior directo o a la empresa. Por el contrario, puede ser solicitado por algún ejecutivo de la empresa.En esta segunda alternativa, normalmente, la autoridad señala un plazo perentorio, dentro del cual el documento debe ser entregado. En relación con este punto, es útil precisar que es obligación de todo funcionario mantener informados a sus superiores directos; por lo tanto, no se debe esperar que éstos soliciten el informe.
Para evitar el problema a que hemos aludido, es muy frecuente que sobrealgunos asuntos o procesos específicos, exista la obligación de entregar informes periódicos: semanales, mensuales, trimestrales, etc. En ese caso, para simplificar el proceso, algunas empresas tienen formularios especiales.
Puede distinguirse, además, tres variedades de informes:
d) Informes expositivos
Son aquellos en que el autor se limita a exponer una serie de datos informativos, hechos,situaciones etc., pero sin analizarlos, ni interpretarlos. En consecuencia, estos informes, tampoco contienen conclusiones. Su ventaja es que los destinatarios de la información tienen absoluta libertad para tomar decisiones, sin peligro de que influya en ellos la opinión del funcionario informante. La desventaja es que, al requerir informes de este tipo, los directivos de la empresa, desaprovechanla valiosa experiencia de funcionarios expertos en la materia y cuyas conclusiones pueden perfectamente ser acertadas y útiles.
e) Informes interpretativos
Son aquellos en que el autor interpreta los datos, hechos y/o situaciones, sobre los cuales ha informado. La ventaja es que los destinatarios de la información pueden aprovechar plenamente los conocimientos, experiencia y criterio de losexpertos, autores del informe. Viceversa, la desventaja consiste en que la plana ejecutiva, eventualmente, podría ser manipulada por los expertos; llevada a cometer errores, etc. Afortunadamente, esto podría ocurrir solo en el caso que el autor de el informe, falte a la ética profesional y que simultáneamente el ejecutivo de la empresa no tenga el criterio suficiente.
En casos especiales, este tipo...